てんちょです。ちゅん氏は再び旅に出ました。出張が多くて大変そうです。
先日から動き出した「スキャンファイルの自動リネーム」の続きです。まずは2カ所の部署でテスト展開を実施していましたが、これが想像以上に好評。手応えを感じたので、希望する部署へ追加で導入を進めることにしました。
業務チャットで「導入希望があれば連絡をください」とアナウンスしてみたところ、こちらの予想を上回るペースで次々と手が挙がりました。普段、自分自身はそこまで頻繁にスキャナを使わないため、「みんな思っていた以上にスキャン機能を使っているんだな」と、現場の隠れたニーズを再発見するきっかけになりました。
追加方法はいたってシンプル。すでに安定して動いているテスト用のフローを別名で保存してコピー。あとは、各部署の「Box内のスキャンフォルダ」の場所と、処理後の出力先を書き換えるだけです。念のためテストファイルをフォルダに放り込み、正常にリネームされるのを確認して完了。一度ベースとなる仕組みを作ってしまえば、その後の横展開が非常に楽なのもPower Automateの大きな強みですね。
こうして順調にほとんどの部署で自動リネームが動き始めたのですが、運用が本格化したところで、ある職員から「同じPDFをスキャンしたら、先にあったファイルに上書きされて消えてしまった」という報告が…。
現在のファイル名は「yyMMdd（スキャンした日付）_生成ファイル名.pdf」というルールで出力されるように設定していました。しかし、同じ部署で同日に似たような内容の書類をスキャンすると、AIがまったく同じファイル名を出力してしまうケースがある。その結果、同一ファイル名と判定されて上書きされてしまう…なるほど、これは盲点でした。
試しに同じPDFを4つ同時にスキャンフォルダに放り込んで実験してみました。すると、実際に出力されたのはなぜか2つだけ。Power Automateのログを確認すると、4つとも「成功」と記録されています。おそらく、AIのその時の「気分」で、1つだけ別のファイル名が生成され、残りの2つはまったく同じ名前になって上書き消滅してしまったのでしょう。上書きの挙動がはっきりと確認できたので、対策として日付の後に「時間（HHmmss）」も追加するようフローの設定を変更。
先日の自作PDF結合ツールのときもそうでしたが、やはりテストに参加する人数が増えると、こちらが一人で検証していたときには到底想定していなかった「生の問題」がすぐに出てくるので非常に面白いですし、勉強になりますね。
そして、早くも次の課題が見えてきました。それは「画像や写真」を取り込んだときのファイル名。現在はスキャンデータから文字（OCR）をテキスト化して名前を抽出しているため、文字情報のない写真などを取り込むと、ファイル名が「不明」になってしまいます。プロンプトの書き方を工夫するか、あるいは画像そのものの内容を認識できる別のAIアクションを組み合わせれば、写真でも「何が写っているか」を判断してリネームできるようになるはず。さらに精度を上げて、より使い勝手の良いツールに育てていきたいと思います。
スキャンしたデータをテキスト化して保存とかも需要ありそう
（投稿者：てんちょ）