ども。
先週末のマラソン大会、無事に完走しました。担当ちゅんです。ハーフですけどね。

これまでも幾度か話題にしてきましたが、M365の利用が本格化するにつれて、動作速度の低下との格闘の日々が始まりました。ある日はTeamsの動作が不安定になり、またある日はSharepointでファイルが開けなくなり。Teamsのオンライン会議が途中で止まってしまうなんてこともありました。
その都度、原因と対策について協議をしながら、何とかやりくりしてきましたが対策が後手後手に回ってしまっている点については否めません。ただ、これはM365の導入（職場への投入）を最優先にした結果であり、本来であれば増加するトラフィックに対する予測を立てたうえであらかじめ対策（ネットワークの増強など）をしてから実行すべきものであることは十分承知しています。

その対策の一つとして、現在はM365向けの通信だけを別な回線に逃がす「ローカルブレイクアウト（LBO）」を行うことで、不十分ながらも動作速度を確保してきたのですが、そのLBOの回線だって、ベストエフォートの光回線です。全国的にトラフィックが増加するWindowsアップデートなどと重なったりした場合は、そもそもプロバイダからの通信自体が低速になってしまう、そんな状況も発生していました。
いよいよできることが少なくなっていき「もう手詰まりだぞ」と思っていましたが、先日、通信事業者から「光回線プランの切り替え」について連絡がありました。内容は旧プランから新プランへの切り替えを工事費無償で行うというものであり、月額料金はほとんど変わらずに速度は数倍になるという、魅力的なもの。八雲町内にも対象となる回線がいくつか存在しているようで、リストを見ながら対応を進めていたそのときでした。

「まさかよ」

本当に「まさかよ」って声が出ました。これまで使っていてどうにも効果がパッとしなかったLBO回線ですが、なんとその旧プランリストに掲載があるようなのです。びっくりしてネットワークの調書を見ながらお客様番号と突合するも、間違いない様子。それだけではなく、調書には「ハイパー」と記載がありました。
これ、懐かしの「Bフレッツ ハイパーファミリータイプ」のことですよね。その後、ハイパーは「フレッツ光ネクスト ファミリー・ハイスピードタイプ」に転生しましたが、どうやらその状態のまま利用していたと。
簡単に言ってしまえば、今主流の「フレッツ光ネクスト ファミリー・ギガライン」が最大1Gbpsの速度なのに対して、ハイスピードは200Mbps。5分の1です。で、実際にLBO回線の速度を監視してみると、測ったように200Mbpsで頭打ちになると・・・。

こんなことを書くとまた「そんなことも確認せずによくLBOなんてやってるな」みたいな愛のあるコメントを頂いてしまうのですが、事実なので仕方がないです。さっそく、工事費無償キャンペーンに申し込み、先日、無事にギガラインに切り替わりました。結果、速度は倍以上になり、これまでうまく開けなかったSharepointのファイルや、M365管理センターなんかもサッと開くようになりました。普段、快適にシステムを使えているのは全ての要素が支障なく動作しているからなのであり、どこか1つにボトルネックがあると途端に全てのバランスが崩れていくものです。今回は運よくそれを見つけられましたが、年々複雑になっていくネットワークで、たぶんもう限界に近いのではないかと考えてしまいました。

これを見つけたとき、心臓が「ドクン」ってなりました。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。最近、十数年ぶりに歯医者に通い始めましたが、重度の歯周病でした…。

Teamsの利用状況。チャットやチャネルの投稿数もまだまだ伸びています。庁舎内を歩いていてもTeamsを使っている様子をよく見かけるようになりました。さらにTeamsでファイルを共有しながら共同編集するという動作にも慣れてきたようで、チャット・チャネルで共有されるファイルも多くなってきました。課を跨いで行われる調査関係の回答には便利ですよね。

そんな中で一つ困ったことが。それは共有したExcelファイルをTeamsやブラウザで開いた際にマクロが動作しないことです。アプリで開けばいいだけの話なんですが、デフォルトの設定がTeamsで開くようになっているため、それぞれ個別に設定を変更してもらわなければならず、全員が対応できるかちょっと不安です。そこで強制的にアプリで開くような動作をさせることはできないのか色々試してみました。

まずはTeamsの設定をTeamsのポリシーで一律で変更する方法。もしかしたらグループポリシーで変更できるのでは、というところまではたどり着きましたがうまくいかず。
次にSharepointに置いたファイルのリンクのショートカットを配布する方法。リンクに「ms-excel:ofe|ofc|u|」を追加することで、ショートカットを開いた際にアプリで立ち上がりますが、全員のデスクトップにこのショートカットを置くのはどうなんだろうということで見送りました。ではこのリンクをTeamsに貼れば…と試してみましたが、URL部分しか対応しないようで、アプリでは開いてくれません。

仕方ないのでブラウザのトップページにしている職員用のリンク集（業務メニュー）に先ほどのリンクを置くことにしました。リンクを追加して試してみたところ、問題なくアプリで起動できました。業務メニューの表示が２列でいっぱいになってしまったので、ちゅん氏作成のスタイルシートを眺めて３列に修正。とりあえず共有したExcelをアプリで開くという目的は達成しましたが、本当にこれでいいのか…とちょっと悩んでます。

あまり増えすぎても使いにくくなりそうで…。

（投稿者：てんちょ）

ども。
週末は某所にて今シーズン初めてのマラソン大会に挑む担当ちゅんです。

Microsoft 365への移行作業も順調に進み、次のフェーズは電子メールの移行となりました。これまで八雲町では自庁のメールサーバにオープンソースWebメールソフトウェアである「roundcube」をインストールしたうえで利用してきました。

Roundcube – Free and Open Source Webmail Software
https://roundcube.net/

しかし、ついにそこにもクラウド化の波。長年慣れ親しんだインターフェイスであるroundcube、かなり名残惜しさを感じるものの、いよいよ卒業する時が近づいてきています。

現在、M365のOutlookにメールを移行すべく、先行テストや移行手順書の作成など準備を進めています。その中での一つの課題として「アドレス帳の引っ越し」があります。現行のroundcubeにはアドレス帳のエクスポート機能があり、これを利用すれば問題なく移行できそうに思えたのですが、出力されるファイル形式がVCFファイル（vCard形式）となり、Outlookに求められるCSVファイルは出力できませんでした。どうにかしてVCFからCSVに変換しなければインポートができないので、色々と調べていたのですが埒が明かず、最終手段「ChatGPT」の出番となりました。

最初はバッチファイルやPowerShellで処理できないかと相談していましたが、職員の利便性を考慮し、試しに「vcfファイルをcsvファイルに変換するhtmlを書いてください」と頼んでみると、答えはやっぱり「もちろんです！」と。その後、ずら～っとコードが表示されるので、それをメモ帳にコピーして拡張子htmlで保存。実行してみると、すでにほぼこちらの意図するような動作となっていて感動です。
ですが、作ってもらったコードではEdgeをIEモードで動作させたときにうまく動かないことが分かったのでそれを伝えてみると「以下の理由により動作しない可能性があります」と問題点を列挙したうえで、きちんと動くコードが再生成。どれだけ賢いのだろうと感動を通り越して若干恐ろしくさえ思えるほどです。

結果、生成されたhtmlがきちんと動作するか何度もテストを実施し、問題ないことが確認できたのでイントラサーバに保存。ブラウザからこれを開いてもらうことで、ユーザーが自ら保存したVCFファイルをCSVファイルに変換してもらう手順が整いました。生成AIを使う際、特にちょっとしたコードを書いてもらう際には「自分自身で確認してミスやおかしな記述が無いかをチェックできなければ使うべきではない」と言われています。これは本当に大事なポイントで、よくわからないけど結果が合っていればそれで良しという考えで安易に使った場合、いざというときにおかしな動きをしたり、最悪、データを消失（実際にやりました・・・）といった結果を招く恐れがあるので、そこだけは注意ですね。
・・・ただ、今回のコード、自分なりに確認しましたが、半分くらいは理解できませんでした。言っていることが完全に矛盾していますが、つまりは「自己責任である」ということです。

データ変換サイトもいくつかあるのですが、自前で作ったほうが絶対に安全です。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。暖かくなってきたからなのか、疲れているのか、日々眠気との闘い。

今年度から文書管理システムに加えて、電子契約システムも導入されました。昨年度から担当課主導で導入を進めており、説明会を動画配信で開催したりとちょっとお手伝いさせていただいています。本番稼働前に事前にデモ環境で試す機会もあり、大きな混乱もなく？新年度突入とともに稼働開始となりました。開始からすでにかなりの件数が電子契約で行われているようです。先日こちらで行った契約で発番されたのは253となっており、すでに全体で250件以上は電子契約が使われたのかなと思われます。

稼働してから実際に使ってみて驚いたのは契約完結に至るまでのスピード。
これまでは契約書のやり取りはもちろん紙。事前の決裁から紙です。見積徴収の決裁をとって契約書を準備し、契約書に押印して発送し、相手から返送されてから再び契約完了の報告を決裁して、という流れでかなりの時間を要していました。特に契約書の発送から手元に戻ってくるまでの時間は郵送の往復となるので、これだけでも数日から1週間はかかります。庁内での決裁を含めるとさらに日数がかかります。

しかし電子契約はメールで送付、契約先の承認が終われば瞬時にこちらに戻ってきます。これまで日数を要していた業務が数日で完了。年度初めの契約業務があっという間に終了しました。4月は特に契約関係が多く、契約書を含めてかなりの印刷物が出ていましたが、全てデータで完結することが可能になりました。しかも決裁も電子決裁になっているのでそれも含めて全て早い！役場に入った数年前から比べると比較にならない程、環境が変わり少し混乱しそうです。

ただあえて問題点を挙げるのであれば、全てが早すぎることですね。これまではこの契約書が戻ってくるまでの間に、契約完了の報告を準備するなど、空いた時間を使って次の作業準備をすることができました。しかし電子決裁は最短当日に契約が完了し、電子署名付きデータが手元にくることになります。そうなると、こちらも契約完了の報告をすぐに開始することに。これまでは契約書が戻ってきた段階で準備していた決裁文書を順次回していましたが、次々完了する契約にこちらの準備が追い付きませんでした…。急激に効率化したことによる最高の結果なので慣れるしかないですが。同時に業務フローの見直しもしていくことでさらに効率的になりそうです。

しかし一気に作業を進めたので、何か漏れがあるような気がして不安。

（投稿者：てんちょ）

ども。
うっかりブログの日を飛ばしてしまった担当ちゅんです。メンゴ。

少し前の話になるのですが、職場のペーパーレス化推進の一環として「FAX」のことを調べました。私自身、プライベートで利用することは皆無のFAXではあるのですが、職場ではごくたまに送られてきます。ほとんどがセミナーの案内やPC端末の特価情報のようなDMなのですが、中には「自治体DXセミナー」の申込用紙が送られてきて、一体何の冗談かな？と。まあ、それは別な話ですが、とにかくFAXについては今でも需要があるのは間違いありません。

ですが「10年後、20年後も今と変わらずに使われていると思うか」と聞かれたら、ほとんどの人が「そうは思わない」と答えるのではないでしょうか。職場のペーパーレス化を進めていくうえで、どうしても議論の俎上に上がってしまいがちなFAX。でも、「廃止」とはなかなか言い出せない、難しいFAX問題。であれば、まさに今、このタイミングで仮にFAXを全部廃止したとしたら、業務にどのような影響が出るのだろうと思い、（おそらく）職場では今まで誰もやったことがない大胆な調査を実施してみました。

※ちなみに、東京都庁さんはすでにFAXレスの取り組みを進められています。さすがです。
note：都庁ってまだFAX使ってるんですか？と、言われないために。

そして。その結果から言えば「FAXの廃止は困難」となりました。

「すぐに廃止しても支障はない」という回答と「廃止は困難」という回答が、ほぼ半々。困難な理由として各部署個別の事情はあるのですが、多くに共通しているのは「電子メールだと基本は1対1での情報発信となるので、相手がメールを開かないと情報を伝えられない。FAXだと物理的に紙が出てくるので誰かが見てくれるという意味で速報性が高い」と。なるほど、だから道路の通行止め情報やヒグマの出没情報なんかはFAXで送られてくることが多いのですね。FAXは「自動印刷機能付き」であることがメリットであると。

次いで多いのは「相手からFAXでの送信を指定されている」「相手がメールを使えないのでやむなくFAXしている」といった、受け手側の事情。これについては、日頃から「目的を達成するために多種多様な手段を組み合わせてほしい。選択肢は広く用意すべき」という思いもあり、相手の事情がそうなっているのであれば、こちら側の考えだけで無理やり廃止するのは違うのだろうと。ただ、いつかの時点で「もう大丈夫」となる日が来るでしょうから、そのタイミングで廃止を検討することになるでしょう。

そんなわけで、今すぐにはどうすることもできない機械であることは十分理解できたのですが、それであれば次の一手。どうやら世の中には「インターネットFAX」なるサービスがあるということがわかったので、少し調べを進めています。一方で「今の時代にFAXに対して新たなアプローチをするのはどうなのか」というそもそも論もあって、個人的には葛藤しています。便利な道具であることは間違いないですし、本当に難しい課題です。

職場でのアンケート調査にもフォームが使えるのでとても楽です

（投稿者：ちゅん）