リモート会議のトラブル増加

ども。
10月の体育の日が無くなっていることに気がついてがっくりしている担当ちゅんです。

毎日のように役場各所でリモート会議が開催されるようになりました。これまで幾度かブログで報告してきたように、我々の部署は職員のリモート会議環境の構築を手伝っています。会議が行われる前に「準備をお願いしたい」と相談があれば、機材のセッティングから会議の参加まで、手厚いサポートをしているつもりです。

しかしながら、一度でもリモート会議をやったことがあれば「なんだ、特に難しいことはないんだな」と気がつくはずです。端末やネットワークなど物理的な部分さえクリアできていれば、相手から示されたIDとパスワードで接続するだけです。そして、これはどんなミーティングツールを使っていても、作法はほとんど同じです。
そんなわけで、最近では我々に特に連絡を頂かず、各自リモート会議を行うことが増えてきました。このこと自体はすごくいいことで、我々の支援はリモート会議が一般化するまでの間の一時的なものと考えています。

しかし、このところ「会議中なんですがうまくつながらないので助けてください」といったSOSが増加傾向です。

本来はインターネットに接続された端末が必要なのに、それが分からずにLGWAN環境の端末から接続しようとしていた例や、マイクとスピーカーの調子が悪くて会議にならない例など、本番中に相談が寄せられるので我々も焦ってしまいます。
本日は、相手から指定したツールで会議に参加したものの、音声に接続できないというトラブルが発生。原因は当方のネットワーク設定にあることは一目瞭然でしたが、これを今すぐ対処するのは不可能。そして時間が刻々と経過し、会議が半分以上終わってしまった頃、ようやく代替の方法にて「参加」となりました。

「なぜ事前に連絡を貰えなかったの?」と聞くと、多くは「以前やったときは問題なかった」という答えが返ってきます。確かに、そういう面はあります。今回問題になった某大手Web会議ツールはその代名詞的なもので、とにかく仕様変更のたびに、我が社ではうまく通信ができなくなります(同業者ならば「あれだ」とお分かりになるかもしれませんね)。
「相手からこのツールを指定されました」と言われれば、参加者であるこちら側としてはそれに従うのがマナーだとは思うのですが、内心「そのツールはやめてほしいな」と思うこともあります。やはり、いくら慣れていたとしても、大切な会議の前にはテストをしてみるという事は大事だということでしょうね。

ChromebookChromebookを門前払いするツールも

(投稿者:ちゅん)

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LINEの準備に追われる

ども。
時間の過ぎ去り方が早まっているように感じる担当ちゅんです。

当町が10月1日から開始する予定の「八雲町LINE公式アカウント」の運用。先日、この話題をブログに書いたところ、すぐに同業者(なんと道外!)からお問い合わせもいただきました。やはり、注目度の高い取り組みなのでしょう。

開始予定日まであと2週間。本日は構築業務を委託している業者さんとオンラインで会議を行い、進捗状況やスケジュールなどについて確認を行いました。
私は、町のホームページの立ち上げやリニューアルにもたずさわってきましたが、その時の経験が今回のLINE運用にも大いに役立っていると感じます。肝はシステム構築そのものではなく、「いかに多くの職員を巻き込んで全庁的な取り組みにできるか」ということだと思います。

ただ、どうしてもサービス開始までは細かい仕事が山積みになります(これもホームページに似ています)。昨日は公式アカウントのプロフィールページの編集を行っていました。幸い、自治体によるLINE公式アカウントの運用に関しては全国にパイオニアがたくさんおられますので、我々がゼロから考えて何かを生み出す必要は全くなく、先進自治体の取り組みを見本にしながら作業を進められます。そういう意味では、かなり楽をさせてもらっていて感謝です。

この取り組みは、最終的に「いかに友だちを増やすことができるか」が最大のミッションとなります。この部分については経験がありませんので、打ち合わせをしていても「たぶん」「きっと」「おそらく」が連発となるのが厳しいところですが、「便利なものは使ってくださるはずである」と信じて、今は目の前の仕事をどんどんこなしていくのみです。いいものを作ります!こうご期待!

LINEこの「友だち」が数千人になることを楽しみにしています(まだ非公開です)

(投稿者:ちゅん)

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フルコントロールの罠

ども。
向こう1ヶ月くらいのスケジュールが立て込んできている担当ちゅんです。

久しぶりに・・・というわけでもないですが、学校にまつわるトラブルが発生したのでご報告します。
教育委員会より電話。とある学校で「複合機でスキャナを利用できなくなった」と連絡を受けました。

その複合機はプリンタとしても利用していますので、まず真っ先に確認すべきは「印刷はできていますか?」ということなのですが、今回は私がそれを聞く前に教委担当者から「印刷はできるみたいです」と。すばらしい、徐々にトラブルへの対処法を心得てきているようです。しかし、そこから先はよくわからないとのこと。
次に確認したのは「いつから使えないんですか?昨日は大丈夫でしたか?」と聞くと「どうやら1年くらい使えていないみたい」。
う~ん、なぜもっと早く教えてくれないのか。スキャナの利用頻度が低かっただけなのか、それとも動かないからと我慢していたのか。いずれにしても、せっかく便利な機器が導入されても使えない(使わない)のならば意味がありません。

若干やさぐれながら、調査開始。といっても、ここまで判明していれば調査するまでもなく原因は「あれだろう」と。そして、確認してみて「やっぱり」と。
複合機に設定していたスキャンデータの保存先が、ファイルサーバの共有フォルダの中にありませんでした。その代わり、以前まで使っていたであろうフォルダがリネームされて「07_スキャナ」と数字が付けられていました・・・。
ファイルパスが変更されてしまっているのですから、いくらデータを送ろうとしてもエラーになるのは当たり前です。

このトラブル、毎日のようにスキャナを利用していたらすぐに「あ、あの名前の変更が原因かも」と気がつくようなものですが、やはり利用頻度が低かったのか原因不明として放置されていました。
こういうトラブルが嫌なので、やはり変更してほしくない共有フォルダにはフルコントロールの権限を与えるべきではありませんね。ある時期にそれに気がついて最近は気をつけているんですが、まだ気がつく前の世代の名残りでした。
結局のところ、名前の変更をした方には何の過失もなく、むしろ「リネームをできるようにしておいたのが悪い」と、管理者側のミスになってしまうのが、この業界の辛いところです。

権限設定以後、気をつけます。

(投稿者:ちゅん)

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八雲町LINE公式アカウントの運用準備

ども。
このところずっと内勤が続いている担当ちゅんです。

早くこの話を書きたくてしょうがなかったのですが、ようやく書くことができるようになりました。八雲町ではこの秋からSNSであるLINEを使った情報発信を行うこととなり、我々がシステム構築の担当となりました。

導入するのは、LINE Fukuoka株式会社が自治体向けにソースコードを無償公開されている「LINE SMART CITY GovTechプログラム」という仕組み。同社が福岡県福岡市のLINE公式アカウントに携わるなかで得られた開発知見を活かす取り組みということで、本当にありがたく感謝しております。

役場としての導入決定に至るまでのプロセスは、驚くほど速かったです。道内の同業者から「こういうものがあるよ」と紹介され、実際に触ってみて「これだっ!!」という感覚があり、それを上司に説明。他の自治体が運用中のアカウントと友だちになりつつ、我々も実際にデモ画面を用意。その後、多くの職員に見てもらいましたが、皆さん一様に「すごい」「これならこういう活用方法がある」「可能性が広がる」と大絶賛。そんなわけで、正式に導入が決定し今に至ります。

簡単に説明してしまえば、必要な情報は「探す」のではなく、これからは「お届けする」ということになるかと思います。これぞ、自治体DXではないでしょうか。

行政が日々発信する膨大な情報を効率よく受信していただくために、利用者があらかじめ「情報を受け取りたい分野」を選ぶことができる(セグメント配信)機能が用意されます。この機能をうまく活用することで「こんなに頻繁にメッセージを送られたら迷惑」と感じることなく、必要な情報を確認することができます。
また、防災機能では今いる場所から一番近い避難所を検索できたり、そこまでの経路の表示、ナビも可能。災害はいつ発生するかわかりません。もし出先で被災したときに、どこに避難すればいいのかが一目瞭然です。

町では、10月1日から一部の機能だけを公開する「プレオープン」を予定しており、近日中にホームページでお知らせできる予定です。当面は町からの緊急のお知らせの受信と防災機能のみの公開となりますが、鋭意構築作業を進め、なるべく早い段階で機能を開放していきたいと思います。
具体的なご案内まで今しばらくお待ちいただき、公開後はぜひ「友だち」になってください。よろしくお願いします!

開発中の画面※画面は開発中のものです

(投稿者:ちゅん)

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南極のインターネット事情

ども。
アンガーマネジメントを学びたい担当ちゅんです。最近怒ってばかり・・・。

先日記事にしましたが、文科省のGIGAスクール特別講座で野田生中学校が「南極昭和基地とのリアルタイム交流」を行うということで、昨日現場に立ち会いました。
GIGAスクールの設計や工事、機器導入には関わりましたが、実はこうして活用現場を見る機会というのはほとんどありません。ですから、目の前でChromebookを普通に使いこなしている生徒の皆さんを見られるだけで、若干感無量な気分になってしまいます。

本番がスタートして、まずは国立極地研究所の方から昭和基地についての説明。私としては南極にある昭和基地がどのようにインターネットを利用しているのか興味深々だったのですが、講座の冒頭で「インテルサット衛星で回線が確保されている」と説明がありました。なるほど、衛星であれば地球上のどこからでもネットは利用できます。
ただ、私の知識の中でインテルサット衛星の回線速度は数Mbps程度だったと記憶しており「その帯域でZoomは大丈夫なのかな?」とちょっと心配も。

しかし、そんな心配は全くの無用でした。いざ昭和基地と通信が始まると、ちょっとその辺でZoomをやっているんじゃないか?と思うほどスムーズで、音声や画像の遅延も皆無。同席していた教委の担当者も「全然遅延がない」と驚いており、私の口からは「本当にこれは南極なんだろうか」とさえ言葉が出ました。よく、テレビで海外の方と話をする際に声が遅れてくるシーンというのを見たことがありますが、それを想像していたのですっかり度肝を抜かれました。

そして、やはりこれこそが「インターネット」であると。日本は島国で、母国語も日本語なので普段そこまで意識しません(あくまで私は)が、インターネットによって世界はつながっているということを改めて意識させられる出来事でした。ある意味では当たり前のことですが「南極と通信する」という非日常を通して、それはより鮮明に意識できるのだと思いました。

(参考)南極のインターネットに興味のある方はぜひ
「“南極”が勤務地です!」南極越冬隊の一員として、昭和基地の通信環境をひとりで守る:TIME&SPACE by KDDI
https://time-space.kddi.com/feature/genbadamashii-sp/20150528/

・・・なんでしょう、生徒さんが問題なく通信できるようにバックアップのために訪問させてもらったのに、私自身がすっかり感動し、帰宅後には昭和基地のことを色々と調べてしまいました。上記リンクはその調査結果。学べる記事でオススメです!

特別講座ほんの1年前までは想像するだけだった世界が目の前に広がっていました

(投稿者:ちゅん)

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