てんちょです。実は最近、スマホの画面が見えにくくなってきていて、老眼の気配に怯えています。
今年度はペーパーレス化や公用スマートフォンへの移行を進めている中で、たびたび話題になっていたのが「FAXをどうするのか」という課題です。これまでも職場内でFAXの用途について調査したり、スマホ導入に合わせて廃止を検討してみたりと、できることならFAXの利用を縮小していきたいとは思っていました。
そんな中、とある部署から「FAXが使えない」という問い合わせがありました。そもそもFAXの担当は本当にこちらなのか？という疑問もありましたが、困っている様子だったので現地を見に行くことに。
確認してみると、FAX本体に回線を認識できていないようなエラーメッセージが表示されています。モジュラーケーブルが途中でスプリッタによって分岐されていたので、スプリッタを取り外して直接接続してみましたが、それでも改善しません。
こうなると、本体の故障なのか、それとも床下に消えているモジュラーケーブルがどこかで断線しているのか…。いずれにしてもすぐに判断できるものではありませんし、FAXを買い替えるにしても断線箇所を特定するにしても、即対応というわけにはいきません。
そこでいっそのこと、この機会にFAXを廃止してBoxでのやり取りにしてみてはどうでしょうか、と提案してみました。今回のBox導入によって、特定の外部ユーザーとのデータ共有ができるようになったので、FAXと同じような使い方ができるのでは？という考えです。
すると、こちらが思っていた以上に前向きに検討してもらえることに。このFAXは過去の調査で「相手からFAXでの送信を指定されている」という理由で廃止できないことになっていたものでしたが、その日のうちに送信相手へ連絡し、Boxでのデータ共有を含めたFAX以外の方法を検討してもらえることになりました。
もしかすると「廃止は困難」とされていたものも、何かきっかけさえあれば解決できるのかもしれません。
私はできることならFAXを駆逐したい派
（投稿者：てんちょ）