てんちょです。今日の八雲は予報で最高気温が32℃と、今年一番の厳しい暑さを記録しています。調べてみると、過去最高気温は去年の7月25日に観測した34.1℃だそうで、これから8月上旬にかけて、車での外勤かサーバ室に逃げ込みたい日々が続きそう。

さて、先日何気なくTeamsの管理メニューを眺めていたときのこと。メニューに表示させることができるアプリ一覧の中に「Box」の文字があるのを見つけました。

「これ、もしかしてTeamsから直接Boxを参照できる…？」

そう思い立ち、試しに連携設定を入れてみることに。設定後、すぐにTeamsの左側メニューにBoxのアイコンが表示されたので早速接続テスト。まあ、せいぜいTeamsの中でBoxのフォルダを開いて、ファイルを閲覧・ダウンロードできるくらいのものだろうと思っていました（正直、それだけでも十分に便利なのですが）。
しかし、セットアップを終えてたまたまCopilot（コパイロット）の画面を開いてみたところ、なんと、エージェントの選択肢の中に、Boxのアイコンが表示されています。

「これは…もしかして、Copilotが直接Boxのファイル群を読みに行けるのでは…？」

画面上には「ドキュメントを検索」、「ミーティングの要点を要約」などの基本的なプロンプトも表示されており、一気に期待が膨らみました

「令和8年度の契約書を探して、一覧で表示して」

画面に「思考中」のインジケーターが回り、数秒後。Copilotは、Box内に保存されている膨大なフォルダから「令和8年度」に関連する契約書ファイルを検索し、契約案件名ごとにきれいに整理されたリストを画面に吐き出してきました。

もはやこれはRAG…？

さすがに、既存の契約書データをベースにして「新しい契約書ファイルを自動で作成してBoxに保存する」といった高度な書き込み操作まではできないようです。しかし、「この契約書の修正すべき箇所をリストアップして」と指示して出力させたり、契約書の内容を全文書き出させたりするテキスト処理は、驚くほど高い精度でサクサクこなしてくれます。
これまでは、「あのファイル、どこに保存したっけ？」となると、Boxの検索窓にキーワードを打ち込んで探していましたが、これからはCopilotに「〜に関するファイルを探して要約して」とチャットで話しかけるだけで完結してしまいます。

動作については検証が必要そうですが、気が付いていなかっただけでものすごく便利なものを寝かせていた可能性が出てきました…。

いつの間にこんな機能が…。

（投稿者：てんちょ）

ども。
北海道に梅雨は無いという説に、強い疑いを持っている担当ちゅんです。

そう思うほど、このところ毎日雨。道外の梅雨はこんな感じだよなと思うような天候が続いています。ジメジメした天気に加え、ものすごい暑さです。これを言うと「北海道なんだから涼しいでしょ」と思われるかもしれませんが、それは確かにそう。基本的には道外の気温とは比較にならないほど涼しいのは間違いないのですが、私が言っている「暑い」は「職場」のことです。

まず、大前提として私たちの執務室にエアコンはありません。そのうえで、扇風機を総動員して風を送る対策を取っています。普通の部屋なら、これだけでもかなり凌ぎやすくなるのですが、我々情報担当者のエリアの室温は、庁舎の中で一番暑いのではないかと思うくらいの異常さです。

原因は間違いなく「機器からの放熱」です。私の目の前には、ノートPC1台と外付けモニタ2台。隣席の「てんちょ」のデスクはさらに酷く、ノートPC1台、モニタ3台、グラボ搭載のデスクトップPCが1台。放熱には関係ないと思いますが、Mac Miniが1台。
さらに今はWebカメラの保守作業中で、カメラとPoEインジェクタ、管理用ノートPCが各1台。そして、常時稼働しているスイッチ類が、1、2、3…と数えていくと、なんと合計8台！これらが、わずか6畳ほどのスペースでひしめき合っています。

すべての機器には「ファン」がついていて、一斉に温風を吐き出しています。極端にいえば「小型のファンヒーターを何台も同時稼働させている」ようなもの。暑くて当たり前です。ここまでくると、人間が先か、機械が先か。どちらが先に「熱暴走」するかの、がけっぷちの勝負です。
・・・とはいえ、8月のお盆を過ぎる頃になると「もう秋だね、朝晩寒いよね」となるのが北海道。正味あと1ヶ月の辛抱、なんとか持ちこたえられるよう頑張ります。

モニタから出てくる熱もばかにならないと思っています

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。自席周辺が昨年よりもPC/モニタとも増えている影響もあり、すでにこの部屋だけ暑い状態です。夏を乗り切れるか心配。

ある日の朝一のこと、とある部署から一本の内線が入りました。「Box内の共有フォルダのデータが、中身ごと丸ごと消えてます」という、一瞬血の気が引くような連絡。

実は、まったく同じトラブルをつい最近も経験したことがありました。原因は「Box Drive」を導入した環境特有の罠ですね。職員としては、共有フォルダ内のデータを自分のパソコンのデスクトップへ「コピー」したつもりだったようです。しかし、マウスでドラッグ＆ドロップをしたことで、システム側にはコピーではなく「移動（＝元の場所からは削除）」と認識されてしまったのです。（そういえば以前のファイルサーバーの環境であれば、コピーになっていたかもしれません）

さらにタチが悪いことに、前回はその移動先の端末からもデータが完全に削除されており、ローカルのゴミ箱を探しても見つからないという絶望的な状況でした。あの時は本当に冷や汗をかきましたが、隣にいたちゅん氏から「Box側の（Webの）ゴミ箱に残ってない？」という神のような助言があり、管理アカウントで確認したところ無事に復元。

そして今回、全く同じことが発生してしまいました。内線を受けてすぐに「あぁまたこれか」と思いつつ、すぐに管理画面を開きBoxのゴミ箱を確認。やはりありました。消えていたフォルダをその場ですべて元の場所に復元し、今回もどうにか事なきを得ました。

Box Driveは、クラウドの容量を気にせずローカルフォルダ感覚でエクスプローラから触れるのが非常に便利なのですが、便利すぎるがゆえに「ただのファイルサーバー」だと思い込んでこうした罠にはまってしまうようです。今回は運よく復元できましたが、このまま放置していればいつか本当に取り返しのつかないデータ消失が起きる可能性があります。

これはもう、本腰を入れて周知しないとまずい…ということで、すぐに全庁向けの注意喚起とコピー方法の文章を作成。Teamsの全体チャネルに投稿しました。
昔からPCの操作をしていると、「ドラッグ＆ドロップ中に意図しない場所にコピーが始まる」などの面倒な経験をしているので、ファイルの移動やコピーは「右クリックでドラッグ＆ドロップする（※ポップアップが出てコピーか移動か選べる）」という操作が自然に身についているのですが、人それぞれ好みの操作方法はありますからね…。ファイルサーバーと同じように操作ができる便利さを優先してBox Driveを導入したことも原因ですが、共有のファイル操作はもう少し慎重にやってほしいものです。

長文で周知したので今後は大丈夫だと信じたいです

（投稿者：てんちょ）

ども。
時間がかかる仕事が多くて、タイムマネジメントに苦戦している担当ちゅんです。

この部門で仕事をしていると、職員向けに「設定手順」を説明する機会が多いです。システムの初期設定、機器の初期設定、アプリの設定変更などなど。ユーザー側で作業が必要な場面がある場合は、その作業マニュアルが必要になります。

いつもなら、実際に画面を操作しながら工程ごとにスクリーンショットを保存し、PowerPointに貼り付けて説明文を加えていきます。工程が5つくらいの作業であればこれが一番早いし分かりやすいのですが、その数が10、20となるとページ数も多くなり、作る方も大変ですがそれを見る職員も大変です。

今回、公用スマホに設定変更が必要となったのですが、やはり工程が多くなりました。最初はいつもどおり作業を進めていましたが、ふと「これって、スマホを操作している画面を動画で撮影すればいいんじゃないか」と思いつきました。普段、Youtubeでよく見かけるあのスタイルです。幸い、町が利用しているiPhoneには標準で「画面収録」の機能が搭載されています。さっそく実行した状態で実機を操作してみると、あっという間にベースとなる動画ができあがりました。

せっかくなのでもう少し手を加えることに。生成AIに「Windows 11で、費用をかけずに動画編集ができるメジャーな方法を教えて」と聞くと「標準搭載されている『Clipchamp（クリップチャンプ）』がおすすめです」と。そういえば、スタートメニューの中に一度も開いたことのないアプリでそんなのがあった気がしますが、実はそれがWindows標準の動画編集ソフトだったのですね。
起動してみると、誰にでも直感的に操作できるような親切なつくり。事前に収録した動画を読み込ませて不要な場面をカットし、手順を補足するテキストを追加して、最後にmp4形式でエクスポート。なんて簡単な時代になったんだ・・・。こうして一つひとつ、仕事の仕方はアップデートしていくのだなと実感した出来事でした。

今まで苦労して何ページもスライドを作っていたのはなんだったんだ・・・

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。今年も山車行列が無事に終了。みなさんお疲れ様でした。

今日は午後から急遽、熊石での作業。片道40分かけて現地へ行き、作業を終えて戻ってきた段階ですでに15時半でした。そこから自席に戻って作業をしていると、近隣の施設から電話がありました。

「システムを終了したところ、『ネットワーク接続されていません』とエラーが出ました」

詳しく状況を聞いてみると、どうやらインターネットに接続できていない様子。リモート接続も繋がらなかったため、「端末側のWi-Fiを一度オフにしてもらおうか」などと考えていたところ、なんと今度は同じ施設内の別の職員からも、ネットワークに接続できないという連絡が入りました…。慌ててその施設にある他の端末へのリモート接続を試みましたが、すべて接続不可。

これは完全にネットワーク障害の発生です。他の作業を中断し、ちゅん氏とともに急遽その施設へと向かうことになりました。車中では「ルーターの故障か、APの故障か、まさか電源が抜けてたりして…」などと話し合いながら、数分で現地に到着しました。

早速、現地の職員の端末を確認すると、やはりWi-Fiに接続できていません。AP（アクセスポイント）を確認すると、ランプも消灯してPoEでの給電すら来ていない状態です。すぐにラックを確認しに行ったところ、なんとUPS（無停電電源装置）の電源まで落ちていました。まさかと思いながら、UPSの電源ケーブルを辿っていくと…ケーブルがコンセントから抜けているではないですか。

すぐにラック周辺で何か作業をしていなかったかを確認すると、「コンセントの周辺に荷物を置いた」という職員が。荷物を動かした際に引っかかって抜けてしまったのは間違いなさそうです。
ここ最近、ネットワークが全停止するような予期せぬ大きな障害が発生していなかっただけに、まさかの「コンセント抜け」という原因に、ちゅん氏ともども一気に気が抜けてしまいました。

そんなまさか…って感じです。

（投稿者：てんちょ）