てんちょです。あれこれやりたいことはあるんですが、なかなか手をつかられない日々が続いています。明日できることは今日やらない。
本格的にBoxの運用を開始してから、思わぬところで困ったことが。きっかけは、新しくBoxのアカウントを作成しようとした際、特定のメールアドレスでエラーが出て作成できなかったこと。
調べてみると、過去にその職員が外部組織からの招待を受け、データのやり取りのために役場の個人メールアドレスを使ってBoxを利用していたことが分かりました。そのアカウントが利用された当時はまだBox運用が始まるかなり前。そのときはBoxを使うことなど想定もしていなかったことでしょう。
使っていたことは問題ないんですが、問題はそのアカウントの「管理権限」が外部組織側に握られてしまっていることです。役場ドメインのアドレスであるにもかかわらず、こちらの管理画面からは手が出せない外部ユーザーで「管理対象外ユーザー」という状態。こちらで正式なアカウントを作ろうとしても、「そのアドレスは既に使用されています」と拒絶されてしまいます。
自力での解決策を模索しましたが、設定箇所が多岐にわたり、なかなか正解に辿り着けません。そこで、今回も「Gemini」に相談してみることにしました。提示された解決策は、Boxの管理機能から外部組織の管理下にあるユーザーを強制的にこちらの「管理対象ユーザー」へと引き戻す、アカウントの「招待と所有権の移行」の手続きでした。
指示通りに権限を取り返す処理を進めましたが、この処理が完了してアカウントが完全にこちらの手元に戻ってくるまで、2週間もかかってしまうようでした。セキュリティ上の仕様とはいえ、今すぐ使いたい職員にとってはあまりに長い…。とはいえ、こればかりは待つ以外に選択肢もありません。対象の職員には、とりあえず仮のアカウントを発行して業務を繋いでもらうことにし、2週間をなんとかしのぎました。
現在は無事に処理も完了し、正規のアカウントとして運用できていますが、過去の自由な利用が思わぬ「負の遺産」となって返ってくることもあるのだと、改めて痛感しました。以前ちゅん氏が苦戦していた件もそうでしたが、こういったサービスの全庁展開には、まだまだこうした”地雷”が埋まっているのかもしれません。
まだBoxの仕組みを理解しきれていない感じがします。
（投稿者：てんちょ）