てんちょです。
標準化の本稼働について、あまりにも問題がなさ過ぎて逆に不安になっています。

一方で、こちら（Box）は問題がいろいろと出てきました。設定を詰め切れていないことが原因だとは思いますが、「いろいろできる」ということは、それだけ設定項目も多いということ。なかなか思うように進みません。

まず、BoxとOfficeの連携について。実際に本格稼働させるまで十分な検証ができていませんでしたが、「Box for Microsoft Office の共同編集機能」をオンにすることで、OfficeからBoxへ接続できるようです。Excelなどを起動するとBoxのログイン画面が表示され、ログインすると「接続済みサービス」にBoxが追加されます。ただ、これがなかなか癖が強い印象です…。

まず、自動保存が有効になります。例えば「エクスプローラから開いたファイルを参照して、少し編集して別名で保存する」といった、これまでどおりの操作をしようとすると影響が出ます。普段どおり編集を始めてしまうと、自動保存によって元ファイルが上書きされてしまう、という悲劇が発生します。事前にファイルをコピーしてから使用する、という運用に慣れてもらうしかないのですが、なかなか悩ましいところです。

次に、マクロがブロックされてしまう問題。信頼できる場所に追加し、マクロも有効にしているにもかかわらず動作してくれません。生成AIに聞いてみたり、いろいろ試したりしていますが、いまだ解決に至らず。業務にも支障が出ているため、ひとまず「接続済みサービス」からBoxを削除してもらう対応をしています。しかしそうすると、今度はファイル起動時にBoxのログイン画面が表示されてしまいます。
このログイン画面は、ブラウザ版とデスクトップ版Officeを連携させるために導入しているBox Editが原因ではないかと思われますが、削除してしまってよいものか判断に迷っています。

そのほかにも、ビューアー権限で運用している共有フォルダの扱い、現行ファイルサーバのバックアップの整理、フォルダ権限の再設計など、実際に動き始めてから見えてきた想定外の課題が多くあります。忙しさという意味では、間違いなく今年度のピークを迎えている状況です。来週からは3月に入り、人事異動の準備も始まります。どこでいったん区切りをつけるのか、その判断がなかなか難しくなりそうです。

連携しているほうが便利なのは間違いないですが、全員に展開するとなると

（投稿者：てんちょ）

ども。
ただ今、若干のオリンピックロス。担当ちゅんです。

2年間の月日を費やして準備してきた「自治体情報システムの標準化」。ついに昨日から、ガバクラ上での運用が無事にスタートしました。朝から構築ベンダーさんが複数名立ち合う厳戒態勢でしたが、大きなトラブルもなくスムーズな滑り出し。これまで丁寧に業務を進めてくれたベンダーさんには、本当に感謝しかありません。
一方、そんな一大イベントの裏で我々は何をしていたか。実は偶然（といっても、日程を決めたのは私ですが）「Boxの本格稼働」が同じ日に重なってしまったのです。標準システムの稼働日と、ファイルサーバの移行日を同じ日に設定してしまった自治体・・・。おそらく全国でも、うちだけではないでしょうか。

しかし、この移行が一筋縄ではいきませんでした。移行日の1週間くらい前から徐々にアクセスが増加し始め、先週末はついに「朝からBoxが遅い」「ファイルが開かない」といった苦情が殺到。人脈をフル活用して冷や汗をかきながら原因を探りましたが、無情にも「定時」のお知らせ。原因不明のままでは週明けの完全稼働は不可能。泣く泣く「完全移行は先送り、でも基本はBoxを使ってね」という、何とも歯切れの悪い苦渋の決断を下しました。

嵐のような一日が終わり、徐々に静かになっていく職場でしばし放心。「何のトラブルもなく稼働した標準システムとの差よ」と恨めしくBoxにログイン。すると、特に何もしていないのに、昨日までのような軽快な速度で動いていることに気がつきました。「まさか・・・」と思って動作検証していると、ネットワークベンダーさんから連絡があり「原因が分かりました。『人』です！」と。勤務時間が終了し、退庁された方が増えるにつれて、動作速度が目に見えて上がったのです。そう、原因はNATセッションでした。

詳細に調べていくと今回のセッション問題、庁内のルータなど機器が原因ではなく、我々がBoxへの通信を逃がしていたローカルブレイクアウト回線（プロバイダ側）に上限があったと。「契約中のプランで利用するIPoEで接続可能なセッション数を超過した」とのことで、そんな落とし穴もあるのかと。
「機器のスペック不足」でも「設定ミス」でもなく、ただただ「みんなで使いすぎた（セッションを張りすぎた）」というオチ。
これ以上はマニアックになるので割愛しますが、とにかく原因がわかればこっちのものです。急ぎ対策を講じた結果、週明けには無事に軽快な速度でBox運用を開始できました、というご報告です。新システムの稼働時のトラブル。何度経験しても、これだけは慣れないものですね。

なお、本格稼働までの準備期間で800GBも増えた模様。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。少し仕事が溜まってきました。来週は消化したいです。

週明けから、情報システム標準化の本稼働が始まります。おそらく多くの自治体担当者にとって、今年度のメイン業務ともいえる案件ではないでしょうか。八雲町も気がつけば今日が移行作業開始日、本稼働は週明けです。
…が、正直なところ、すでに標準化のことをじっくり考えている余裕はありません。理由は、Boxの導入対応。今年度開始時には、まさか標準化の本稼働日にBox対応に追われているとは思ってもいませんでした。

今週に入ってからは、ほぼBox関連の対応に追われています。ログインできない、メールが届かない、使い方がわからない、アクセス権を変更してほしい…。これまでのシステム更新や導入では想像できなかったほどの問い合わせ件数です。
その都度リモートで対応していますが、職場内を歩けば声をかけられ、その場で設定対応を数件こなしてから席に戻る、という状況。一度離席すると、なかなか自席に戻れません。

そんな中でも、更新されたプリンタのセットアップやスポット利用端末の貸し出し、中途採用者のアカウント・端末設定など、通常業務は待ってくれません。ほかのことを考える余裕はほとんどない状態です。それだけファイルサーバの移行というのは、影響が大きいということなのでしょう。

問い合わせの中でも特に悩んだのが、「ファイルサーバ内のショートカットはどうすればいいのか？」という質問でした。どうやら、年度ごとのフォルダ内で作成したファイルについて、どの年度のファイルを参照して作成したのか分かりやすくするために、参照元のファイルやフォルダへのショートカットを多数作成しているようです。
かなりの数があるとのことで心苦しいのですが、こればかりは個別に作り直していただくしかありません、とお伝えしました…。

庁舎内を歩き回っているおかげで歩数がいつもの３割増し。

（投稿者：てんちょ）

ども。
いつの間に仕事をしているのかわからないと言われてしまった担当ちゅんです。

Boxへの移行日がいよいよ近づいてきました。いつもどおり職員の皆さんには「システムが変更になります」とご説明。直接は言われてはいませんが、おそらく「またか・・・」と思っている人もいると思いますし、自分がユーザー側ならきっとそう感じると思います。まして、長年使い慣れた「道具」であるファイルサーバの変更です。強制的に道具の変更を強いられるのはかなりのストレスになるものと思われ、そういう意味でいつも以上に緊張しています。

そんな中。職員から「Excelで作成したデータをBoxに保存しようとするとエラーになる」と問い合わせを受けて痺れました。よりによって、Excelです。取り掛かっていた仕事を全部ほっぽり出して、この対応にあたりました。

最初に、この現象はExcelでのみ起こるのかの検証。WordやPowerPointといった他のアプリではどうか、メモ帳で作成したテキストではどうか、などパターンを変えて検証しました。結果、どうやらExcelでのみ発生する模様。そして、検証時には100%再現できるので、何らかの設定か仕様が原因であることが予想されました。
あれこれ原因を探ってみますが、なかなか原因にたどり着きません。困ったなと思って再度状況を確認しているとき、基本中の基本である「エラーメッセージ」に気になることが書かれているのを発見しました。

「ファイル名とフォルダーのパスに次の文字が含まれていないことを確認します」とのことで、いくつかの文字が示されています。この中に、我々が今回Boxを導入する際に新たにルールとして定めた接頭辞に使っていた記号が含まれていました。
具体的には半角の角括弧がそれなのですが、[共有]や[外部]などの表示に使っていたものが原因で保存時にエラーになっているとわかりました。

原因が分かったのですぐに修正し、Excelの保存はうまくいくようになりました。しかし、裏方としては大変なのはここからです。あらかじめ準備していたフォルダを一から全部リネーム。Windows環境ならばPowerShellなどで一括置き換えが可能なところ、Boxではその方法が分からず全部手作業。しかも、ファイルサーバと同期をとるためのプログラムもフォルダのパスが変わるので再設定・・・。泣きたくなるような作業でしたが、考えようによっては本番稼働後に判明しなくてよかったのだと自分自身に言い聞かせながらの作業となりました。
Windowsは親切機能？により、本来はフォルダ・ファイル名として好ましくない文字も取り扱えるようになっていることが今回のトラブルの一端になっているようです。今後のことも考え、フォルダ名に使う記号はアンダーバーのみとしておこうと思います。

結論「エラーメッセージはきちんと読もう」

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。週末は気温も高くなってだんだん春っぽくなっていくのかと思いきや、今日はまた冬っぽい空気に。早く終わってほしいです。

ついにBoxが動き始めました。”ついに”とはいっても、気が付いた時には構築から移行までちゅん氏が終わらせていたという状況。公用スマホの展開もやりながら並行してファイルサーバをBoxに移行するなんてことをやってしまうので、隣で仕事をしていても「いつやったんですか！？」っていうことが多々ありますが、今回はこれまでで最もよくわからないまま「いつの間にやったのかわからない状態」で運用が始まりました。

先週木曜日夕方に説明会動画を配信。翌日、さっそく動画を確認した職員から問い合わせがありました。説明動画のとおりにいかない、という内容で複数の職員から立て続けに…。確認してみたところ、シングルサインオンがうまく動作していないようでした。シングルサインオンでの認証ということは、IDaaＳのSAML認証だろうということで管理ページを確認してみたところ、BoxのSAML認証が検証中に設定した管理者アカウントのみで、職員のグループが適用されていませんでした。

これで解決かと思いきや、さらに問い合わせが連続で入ります。今度は「確認メールが届かない」という内容。各職員のアカウントは1月初旬に作成しており、その際に確認メールが送信されていました。当時は問い合わせに対し「とりあえず無視しておいてください」と案内していたのですが、どうやら無視してはいけないメールだったようです。開いてみると、すでに有効期限切れ。そこから再送は可能でしたが、問い合わせのあった職員については、こちらでリモート対応しました。

その他、アプリがインストールされていない、運用についての相談、アクセス権について、などなど一日できた問い合わせ件数としては過去最多だったんではないかと思います。それだけファイルサーバが置き換わるというのは職員にとっても重大な出来事ですよね。

想定していない問い合わせが多くて午前中だけでぐったり。

（投稿者：てんちょ）