ども。
そろそろ日課のランニングを再開したい担当ちゅんです。少しサボっています。

先般、「5W1Hが何一つ判明しない管理者登録」という記事を投稿しました。あるシステムに管理者登録をしようとしたら、身に覚えのない「誰か」が既に登録済みという絶望的なトラブル。ヘルプデスクと粘り強く交渉を続け、どうにか解決の糸口を探っていました。

そして昨日、2週間ぶりにヘルプデスクから「解決する方法が見つかった」と返答が来ました。詳細は伏せますが、特定のアカウントに対して通常では行わない特殊なルートでログインを試みるというもの。電話で手順を教えてもらいながら実際に画面の操作を進めました。すると、どうやらうまくいった様子。今までできなかった管理者登録画面を確認して、思わずガッツポーズ。無事に管理者が移管され、我々が正当な管理者として認められた瞬間でした。

とはいえ、ここはあくまで「玄関」のようなもの。半年かかってようやく入口の前に立てただけで、本番の設定作業はこれから。つまり、まだ何も始まっていないも同然です。一歩前進したのは間違いありませんが、折しもこの年度末。本格的に着手できるのは、もう少し先になりそうです。

今回、一連の出来事を通じて学んだことは、やはり「諦めたらそこで試合終了」であるということ。まあ、この出来事がなくても学生時代に某バスケ漫画からすでに学んでいたことではありましたが、実体験として身に沁みました。おそらく、ヘルプデスクの担当の方にもその気持ちが伝わり、解決まで行きついたのではないかなと思います。真剣に、粘り強く。当たり前のことですが、そこが一番難しい。この教訓を胸に、新年度も業務に励みたいと思います。

今度は別な問題も。まさに「一難去ってまた一難」です。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。年度末の更新業務、CSVで更新できるものを作り始めました。が、異動が多くていつもより大変な感じです。

先日ある職員の方から「え、八雲町のDXって進んでるほうなんですか？」というような声を頂きました。しかも数日の間に2人から。これはかなり重たい言葉を頂いたなとさすがに少し衝撃を受けました。
他と細かく比較したわけではありませんが、バックオフィスのDXについては「それなりに進んでいるほうなのでは？」くらいには思っていたので…。

この3年ほどで、モバイル端末や外部ディスプレイの導入、会議室への大型モニタ設置、Microsoft 365やTeamsといったツールの活用、文書管理システム、電子決裁・電子契約、生成AIの導入、固定電話の廃止とクラウドPBX＋公用スマホへの移行、さらにはBoxの導入と、思いつくだけでもかなりの変化があります。特に、電話やメール中心だったやり取りがチャットに置き換わり、スマホでどこでも連絡が取れる環境になったのは大きな変化で、3年前には正直想像もしていませんでした。

もちろん一般の企業からすると、「そんなの当たり前に使っているよ」というものばかりなんですが、私が来た当時は固定電話と紙決裁が当たり前で、時間外や出張の申請ですら紙でした。そこからこの短期間でここまで変わっていることを考えると、やはり大きな変化だと思うんですが…。
「遅れているのが普通くらいになった」ということなのか、単純に環境に慣れてしまったのか、それとも比較対象が一般企業なのか。いろいろ考えてしまいますね。

逆に、まだ足りないということでしょうか。確かに、外向きのDXについてはまだまだこれからという印象です。キャッシュレス決済やコンビニ交付は導入されていますが、オンライン申請の拡充やオンライン決済など、今後進めてみたいこともまだ多くあります。業務も多岐にわたる中で、DXに対する考え方も人それぞれ。こういった声をきっかけに、今の状況を改めて見直してみるのも大事なのかもしれませんね。

業務環境はかなり進歩していると思うんですが

（投稿者：てんちょ）

てんちょです。無事に残留しました。来年度も引き続きよろしくお願いします。

先週末、ファイルサーバがBoxへ完全移行しました。ファイルサーバのアクセス権も削除し、ADから配布していた所属フォルダのショートカットも削除。複合機からのスキャンデータの保存先もBoxへ移行しました。最後までファイルサーバを使っていた職員もいたようですが、そこは強制移行です。

作業は手分けして実施し、私は複合機の設定変更を担当。各複合機にブラウザからアクセスし、宛先表に登録されているスキャナフォルダの情報を順番に編集していきました。台数も20台ほどあるため、事前にアドレスやID・パスワードの一覧を作成して準備しておきました。

スキャンデータのBoxへの保存については、直接保存する方法も検討しましたが、複合機側の対応状況などの問題もあり、今回はサーバ上のBox Driveを共有フォルダとして公開し、スキャナの保存先をその共有フォルダに設定する、やや強引な方法でBoxへ転送することにしました。

ところが、設定を進めていく中で、機種ごとに設定項目に差があることに気付きました。認証用のユーザー名とパスワードを設定していく中で、特定の機種だけパスワードの入力欄が表示されないという事象が発生。おそらくうまくいかないだろうと思いつつも、とりあえずユーザー名だけ入力して設定しておきました。

案の定、帰宅直後にチャットが…。リモートで確認すると、やはり認証エラー。対応方法を考えつつ、そのまま役場に戻ることに。
認証エラーだったため、ひとまず元のユーザー名に戻し、共有フォルダにアクセス権を付与することで無事に解消。しかし同様の問い合わせが他部署からも入り、原因を改めて調査することになりました。

どうやら、ブラウザからではパスワードの更新ができない仕様？のようで、対応に頭を悩ませましたが、設定済みの同一機種の宛先表をエクスポートし、それを取り込んだうえで保存先フォルダ名だけ変更する、という少し強引な方法を思いつきました。
年度末の更新作業にも手を付け始めている中で、一時は現地対応も覚悟しましたが、なんとかそれは回避。ひとまず乗り切ることができました。

ブラウザからできないこともあるのか、どこか設定を見落としているのか不明

（投稿者：てんちょ）

ども。
年度末の業務に着手した担当ちゅんです。

この数年で職場のシステム環境は大きく様変わりしました。決裁は電子で行われるようになり、職員間のコミュニケーションはTeams、電話連絡はスマホ。さらにファイルサーバはBoxが利用できるようになり、外部とのコラボレーションも開始。会議では紙は用いられずPCのみで進行。自分たちで企画したものとはいえ、こうして振り返ると「よくできたな」と思うところもあります。そして、これは言うまでもなく、職員の協力があってこそ実現したものです。

ですが、そんな中で大きな「課題」が潜んでいました。年度末を迎え、例年同様に職員のアカウント作成や変更の業務の準備をしていたのですが、「あれ？なんかこれヤバくないか？」と。
職場に新しいシステムが増えるということは、その裏側で管理者としての業務も増えるということ。昔は年度末の業務と言えばActiveDirectoryにユーザー情報を登録して電子メールを発給、グループウェアなど細々としたシステムにアカウントを登録するだけ（といっても苦労の歴史しかないわけですが）だったものが、今ではざっと計算して当時の倍以上の工数となっています。

それだけではなく、学校のICT環境も進化しています。大規模な自治体では学校の案件は教育委員会が処理していると思いますが、小規模な自治体では町長部局の情報担当（つまり我々）がお手伝いしている例が多いのではないでしょうか。こちらについてもGoogle Work Spaceへのアカウント登録、進級処理、卒業の処理。先生方の転入出の処理、権限の設定などなど、山のような作業量です。

何が言いたいかといえば、つまり「DXを進めることへの限界は、もしかしたら管理者負担増のところに隠れている」のではないかと。利用する側はどんどん便利になり効率化が図られるけど、その代償として裏方の管理工数が激増している。こういう話をすると「全部自分たちでやろうとするからだ。適切に業者さんに委託すればいいだろう」という意見も聞きますが、残念ながら「取り組んでいることに前例がなさ過ぎて地場の業者さんにも知見が少ない」という状況。今はまだ「俺らが汗をかけばいいんだ」でなんとかなっていますが、確実に「限界」が近づいてきている、そんな気持ちになった年度末です。

年度末・年度初めのタスクはMSプランナーで管理しています（職員2人なのに）

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。実は最近、スマホの画面が見えにくくなってきていて、老眼の気配に怯えています。

今年度はペーパーレス化や公用スマートフォンへの移行を進めている中で、たびたび話題になっていたのが「FAXをどうするのか」という課題です。これまでも職場内でFAXの用途について調査したり、スマホ導入に合わせて廃止を検討してみたりと、できることならFAXの利用を縮小していきたいとは思っていました。

そんな中、とある部署から「FAXが使えない」という問い合わせがありました。そもそもFAXの担当は本当にこちらなのか？という疑問もありましたが、困っている様子だったので現地を見に行くことに。
確認してみると、FAX本体に回線を認識できていないようなエラーメッセージが表示されています。モジュラーケーブルが途中でスプリッタによって分岐されていたので、スプリッタを取り外して直接接続してみましたが、それでも改善しません。

こうなると、本体の故障なのか、それとも床下に消えているモジュラーケーブルがどこかで断線しているのか…。いずれにしてもすぐに判断できるものではありませんし、FAXを買い替えるにしても断線箇所を特定するにしても、即対応というわけにはいきません。
そこでいっそのこと、この機会にFAXを廃止してBoxでのやり取りにしてみてはどうでしょうか、と提案してみました。今回のBox導入によって、特定の外部ユーザーとのデータ共有ができるようになったので、FAXと同じような使い方ができるのでは？という考えです。

すると、こちらが思っていた以上に前向きに検討してもらえることに。このFAXは過去の調査で「相手からFAXでの送信を指定されている」という理由で廃止できないことになっていたものでしたが、その日のうちに送信相手へ連絡し、Boxでのデータ共有を含めたFAX以外の方法を検討してもらえることになりました。
もしかすると「廃止は困難」とされていたものも、何かきっかけさえあれば解決できるのかもしれません。

私はできることならFAXを駆逐したい派

（投稿者：てんちょ）