ども。
出張ラッシュは一段落しましたが、職場は事業が山積している担当ちゅんです。

先週東京から帰ってきたばかりではありましたが、数日経ってまた東京・・・。昨年度から当町が利用を開始しているオンラインストレージの「Box社」が開催したBox Works Tokyoというイベントでの事例発表の機会を頂きました。

我々がBoxを選んだ理由はシンプルで、クラウドサービスでありながらストレージ容量が無制限である点。次いで、公式アプリを活用することでオンプレのファイルサーバとほとんど同じ動きをする（Windowsエクスプローラーが使える）という点。その点だけでサービスを選定したといっても過言ではないのですが、イベントに参加してみて若干恥ずかしくなりました。いつの間にか、BoxはAIサービスに変貌していたのですね。

簡単に言ってしまえば、自社のファイルサーバ内を参照して答えてくれるAIが使えると。RAG（Retrieval-Augmented Generation：検索拡張生成）と呼ばれるものですね。一般的な生成AIを利用していると、情報はインターネット上から検索して持ってくるものが多いですが、RAGは情報の参照先を特定させられるので、自分たちの組織にしかない固有の情報などもAIが利用できると。そういう意味で、オンラインストレージとはかなり相性がいいのは言うまでもないことかも知れません。イベントでは、このAI機能を活用した事例が多数報告されており、進んでいる自治体との距離がどんどん離れていっているなと焦りを感じる場面も多かったです。

一番印象的だったのは、講演の中で「生成AIはもうWeb上にある全てに近い情報を収集しきってしまった」というフレーズでした。そうなると、これから先もAIが進化していくとして、やはり重要なのは組織が保有しているデータということになっていくのでしょう。そういう意味で、どのようなデータをどのような形で保有しておけばいいのか、という話になっていくのですが、私としては最低限「データが無い」という状況にはなってはいけないと思っています。どのような状態になれば「AI-Ready」と言えるのかは、私自身が勉強不足なため理解は不十分ですが、来る将来に向けデータに着目して業務を進められるか否かが、その先の大きな差になっていくのだろうということを学んだ1日でした。

夜はまたランニング。毎回ですが、皇居外周を走っている人の多さに驚きます。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。ちゅん氏は再び旅に出ました。出張が多くて大変そうです。

先日から動き出した「スキャンファイルの自動リネーム」の続きです。まずは2カ所の部署でテスト展開を実施していましたが、これが想像以上に好評。手応えを感じたので、希望する部署へ追加で導入を進めることにしました。

業務チャットで「導入希望があれば連絡をください」とアナウンスしてみたところ、こちらの予想を上回るペースで次々と手が挙がりました。普段、自分自身はそこまで頻繁にスキャナを使わないため、「みんな思っていた以上にスキャン機能を使っているんだな」と、現場の隠れたニーズを再発見するきっかけになりました。

追加方法はいたってシンプル。すでに安定して動いているテスト用のフローを別名で保存してコピー。あとは、各部署の「Box内のスキャンフォルダ」の場所と、処理後の出力先を書き換えるだけです。念のためテストファイルをフォルダに放り込み、正常にリネームされるのを確認して完了。一度ベースとなる仕組みを作ってしまえば、その後の横展開が非常に楽なのもPower Automateの大きな強みですね。

こうして順調にほとんどの部署で自動リネームが動き始めたのですが、運用が本格化したところで、ある職員から「同じPDFをスキャンしたら、先にあったファイルに上書きされて消えてしまった」という報告が…。

現在のファイル名は「yyMMdd（スキャンした日付）_生成ファイル名.pdf」というルールで出力されるように設定していました。しかし、同じ部署で同日に似たような内容の書類をスキャンすると、AIがまったく同じファイル名を出力してしまうケースがある。その結果、同一ファイル名と判定されて上書きされてしまう…なるほど、これは盲点でした。

試しに同じPDFを4つ同時にスキャンフォルダに放り込んで実験してみました。すると、実際に出力されたのはなぜか2つだけ。Power Automateのログを確認すると、4つとも「成功」と記録されています。おそらく、AIのその時の「気分」で、1つだけ別のファイル名が生成され、残りの2つはまったく同じ名前になって上書き消滅してしまったのでしょう。上書きの挙動がはっきりと確認できたので、対策として日付の後に「時間（HHmmss）」も追加するようフローの設定を変更。

先日の自作PDF結合ツールのときもそうでしたが、やはりテストに参加する人数が増えると、こちらが一人で検証していたときには到底想定していなかった「生の問題」がすぐに出てくるので非常に面白いですし、勉強になりますね。

そして、早くも次の課題が見えてきました。それは「画像や写真」を取り込んだときのファイル名。現在はスキャンデータから文字（OCR）をテキスト化して名前を抽出しているため、文字情報のない写真などを取り込むと、ファイル名が「不明」になってしまいます。プロンプトの書き方を工夫するか、あるいは画像そのものの内容を認識できる別のAIアクションを組み合わせれば、写真でも「何が写っているか」を判断してリネームできるようになるはず。さらに精度を上げて、より使い勝手の良いツールに育てていきたいと思います。

スキャンしたデータをテキスト化して保存とかも需要ありそう

（投稿者：てんちょ）

てんちょです。今日から扇風機が稼働し始めました。6月でこの気温…扇風機で耐えられるんでしょうか。

最近、若手職員を中心に「業務効率化に向けた有志勉強会」というものが立ち上がりました。本来であればこちらが主導すべき内容ですが、目の前のタスクに追われて実行する余力がないままかなりの時間が経過しました。そこへある職員から「勉強会をやりたい」という話が！
テーマはWindowsのショートカット活用や生成AIの日常業務への取り入れなど、かなり実践的で面白そうな内容。こういう自発的な動きが出てくるのは、本当にありがたいことです。

そんな勉強会のやり取りの中で、「複合機のスキャンファイルに自動で名前を付けられないか？」という相談が持ち上がりました。
現状、スキャンされたファイルはBox内の各課フォルダに「yyyymmddHHMMss（日付と時間）.pdf」の形式で保存されています。これだと、ファイルを開いて中身を確認するまで何が書かれているか分からず、後からの検索も困難。開いて内容を確認して、ファイル名を変更しファイルを移動させ…確かにこれは改善の余地がありそう。

というわけで「生成AIを使って内容を読み取り、適切なファイル名にリネームできないか？」という実験を始めてみました。

PowerAutomateにBox用のアクションがあったことを思い出し確認してみると、どうやらBoxと連携できる様子。さらに開いてみて驚いたのが、いつの間にかアクションの中に「AI機能」があるじゃないですか。画像やドキュメントからのテキスト認識、プロンプトによる要約や抽出など、使えそうな名前のアクションが並んでいます。

早速、生成AIに設計を相談しながらフローを組みました。
「スキャンテキストを認識」→「プロンプトでファイル名を抽出」→「ファイル作成」という流れですが、やはりプロンプトの読み込ませ方で少し苦労しました。そこはAIにヘルプを出しつつ試行錯誤を繰り返し、「日付_会社名_内容」の形式で自動リネームされる仕組みが完成。テキストファイルを保持していないスキャンデータでもしっかり読み取ってくれました。一目で内容が分かるようになり、テスト展開した現場からも好評です。

★今回のフロー
Boxでファイルが作成されたことを検知
↓
IDによるファイルコンテンツの取得
↓
AI機能で画像やドキュメントのテキストを認識
↓
プロンプトを実行し、必要な情報を抽出
↓
新しいファイル名でBox内に生成し、元ファイルを削除

普段からスキャナを使っていないと気づきにくい「小さな不便」ですが、職員の「こうなったら便利なのに」という何気ない気づきってやっぱり大事ですね。めんどくさい、できるだけ楽をしたい、っていう考えは改善のきっかけとして必要。今回の件は、改めてその良さを実感する教訓になりました。

これ使えば他にも色々できそう。

（投稿者：てんちょ）

ども。
町外出張の際、朝晩に「旅ラン」するのが楽しみな担当ちゅんです。

以前からお手伝いさせていただいている「自治体課題ブレークスルーセミナー（フォーティネットジャパン社主催）」が東京都にて開催され、今回、私は公用スマートフォンの導入についての講演と、それに引き続いてパネルディスカッションのモデレーターという役割を仰せつかりました。徐々に（というか、とっくに）自分のキャパを超え始めている気がするのですが、人間、無理だと思うような困難な案件を乗り越えられたときに成長するのだろうという思いもあり、自分自身のチャレンジとしてお引き受けしました。

セミナー本体の話題は、チャタムハウスルールが設定されているので多くは言及できませんが、今回のセミナーはまさに「生成AI全振り」であり、「今の自治体課題そのもの」といえるような内容。私以外にご登壇された自治体の方々はAI利活用のトップランナーともいえる横須賀市様と北海道当別町様。とにかくメンバーが豪華すぎて、私などがモデレーターとはどんな罰ゲームかと思うほど。とにかく、（毎回ですが）すごいメンバーでした。

（参考）第6回自治体課題ブレークスルーセミナー
https://jichitai.works/seminars/1052

無事に役割を終えて職場に戻りましたが、やはり職場での生成AIの利活用については、組織として「どれだけの熱量で真剣に取り組むか」の差だなと感じています。界隈で有名な自治体は、外目から見るとキラキラと輝いて見えるものですが、内情は本当に地道に泥臭く、粘り強く取り組まれているんだということがとてもよくわかるディスカッションでした。誰も取り組んだことのない、未知の領域にチャレンジすることは、その時点で「すごい」と感じますが、そこで得た知見（成功も失敗も）は惜しげもなく他自治体に提供する、だからみんなで乗り越えていこうという先進自治体の姿勢は本当に頭が下がる思いです。

そんなこんなで、当初は不安でいっぱいだったセミナーは、私自身たいへん多くの学びと気づきを得て、大満足で帰宅しました。楽しみにしている旅ランも、聖地「皇居」の周りをグルグルできて充実の出張となりました。

ご褒美の皇居ラン。これは間違いなくキラキラです。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。ちゅん氏出張で不在のため連投です。

先日のPDFツール、普段からPDFを多用していそうな一部の職員にテスト配布したところ、次々と改善要望とバグ報告が上がってきました。
ファイルを回転して出力すると意図せず180°回転してしまう、スキャナ取り込みデータの一部が欠ける、追記した文字の配置がプレビューとずれる…などなど。細かい不具合も、現場が「しっかり使ってくれている」証拠だと思えば、むしろありがたい限りです。

そんな不具合も、生成AIにコードを読ませれば今のところ即座に修正案が返ってきます。コードを修正し、再コンパイルして差し替え、また報告を待つ、という高速な開発サイクルが確立しました。この手軽さがあれば、テスト配布の範囲を広げていくのもそれほど苦にはなりません。

今回の「自前アプリの配布」をやってみて、ふと一つの疑問が浮かびました。
「もし、プログラミングに興味がある他の職員にも、このAI開発環境を開放したらどうなるんだろうか？」と。

かつてExcelマクロが全盛だった頃、よく問題視されていたのが「属人化」。作った本人が異動や退職でいなくなると、誰も中身が分からない“謎のプログラム”だけが残り、結局トラブルの元になる。そんなリスクから、マクロを禁止したり、パスワードでロックをかけたりする組織も多かったはずです。

しかし、生成AIがここまで進化し、コードを読み解く力を持った今、その前提は覆るのかもしれません。

「マクロやコードにはパスワードを絶対に設定しない」
「コードは共有サーバーの決まった場所に必ず配置する」
「生成AIにコードの内容を解説させるドキュメントをセットで置く」

こういった最低限のルールで運用を縛ってしまえば、万が一作った本人がいなくなっても、生成AIがコードを読み解き、引き継いでくれる。もしや属人化という言葉が、過去のものになってしまうのではないでしょうか。

もちろん、管理する側のリスクはゼロではありませんが、現場の職員が自分たちの手で業務改善ツールを生み出せる環境は、魅力があります。すでに「自分でも作ってみたい」という職員も出てきています。思い付きで始めたツール作成ですが、これは案外面白いことになるかも。

機能追加でボタンが増えていく

（投稿者：てんちょ）