てんちょです。今日から扇風機が稼働し始めました。6月でこの気温…扇風機で耐えられるんでしょうか。

最近、若手職員を中心に「業務効率化に向けた有志勉強会」というものが立ち上がりました。本来であればこちらが主導すべき内容ですが、目の前のタスクに追われて実行する余力がないままかなりの時間が経過しました。そこへある職員から「勉強会をやりたい」という話が！
テーマはWindowsのショートカット活用や生成AIの日常業務への取り入れなど、かなり実践的で面白そうな内容。こういう自発的な動きが出てくるのは、本当にありがたいことです。

そんな勉強会のやり取りの中で、「複合機のスキャンファイルに自動で名前を付けられないか？」という相談が持ち上がりました。
現状、スキャンされたファイルはBox内の各課フォルダに「yyyymmddHHMMss（日付と時間）.pdf」の形式で保存されています。これだと、ファイルを開いて中身を確認するまで何が書かれているか分からず、後からの検索も困難。開いて内容を確認して、ファイル名を変更しファイルを移動させ…確かにこれは改善の余地がありそう。

というわけで「生成AIを使って内容を読み取り、適切なファイル名にリネームできないか？」という実験を始めてみました。

PowerAutomateにBox用のアクションがあったことを思い出し確認してみると、どうやらBoxと連携できる様子。さらに開いてみて驚いたのが、いつの間にかアクションの中に「AI機能」があるじゃないですか。画像やドキュメントからのテキスト認識、プロンプトによる要約や抽出など、使えそうな名前のアクションが並んでいます。

早速、生成AIに設計を相談しながらフローを組みました。
「スキャンテキストを認識」→「プロンプトでファイル名を抽出」→「ファイル作成」という流れですが、やはりプロンプトの読み込ませ方で少し苦労しました。そこはAIにヘルプを出しつつ試行錯誤を繰り返し、「日付_会社名_内容」の形式で自動リネームされる仕組みが完成。テキストファイルを保持していないスキャンデータでもしっかり読み取ってくれました。一目で内容が分かるようになり、テスト展開した現場からも好評です。

★今回のフロー
Boxでファイルが作成されたことを検知
↓
IDによるファイルコンテンツの取得
↓
AI機能で画像やドキュメントのテキストを認識
↓
プロンプトを実行し、必要な情報を抽出
↓
新しいファイル名でBox内に生成し、元ファイルを削除

普段からスキャナを使っていないと気づきにくい「小さな不便」ですが、職員の「こうなったら便利なのに」という何気ない気づきってやっぱり大事ですね。めんどくさい、できるだけ楽をしたい、っていう考えは改善のきっかけとして必要。今回の件は、改めてその良さを実感する教訓になりました。

これ使えば他にも色々できそう。

（投稿者：てんちょ）

ども。
町外出張の際、朝晩に「旅ラン」するのが楽しみな担当ちゅんです。

以前からお手伝いさせていただいている「自治体課題ブレークスルーセミナー（フォーティネットジャパン社主催）」が東京都にて開催され、今回、私は公用スマートフォンの導入についての講演と、それに引き続いてパネルディスカッションのモデレーターという役割を仰せつかりました。徐々に（というか、とっくに）自分のキャパを超え始めている気がするのですが、人間、無理だと思うような困難な案件を乗り越えられたときに成長するのだろうという思いもあり、自分自身のチャレンジとしてお引き受けしました。

セミナー本体の話題は、チャタムハウスルールが設定されているので多くは言及できませんが、今回のセミナーはまさに「生成AI全振り」であり、「今の自治体課題そのもの」といえるような内容。私以外にご登壇された自治体の方々はAI利活用のトップランナーともいえる横須賀市様と北海道当別町様。とにかくメンバーが豪華すぎて、私などがモデレーターとはどんな罰ゲームかと思うほど。とにかく、（毎回ですが）すごいメンバーでした。

（参考）第6回自治体課題ブレークスルーセミナー
https://jichitai.works/seminars/1052

無事に役割を終えて職場に戻りましたが、やはり職場での生成AIの利活用については、組織として「どれだけの熱量で真剣に取り組むか」の差だなと感じています。界隈で有名な自治体は、外目から見るとキラキラと輝いて見えるものですが、内情は本当に地道に泥臭く、粘り強く取り組まれているんだということがとてもよくわかるディスカッションでした。誰も取り組んだことのない、未知の領域にチャレンジすることは、その時点で「すごい」と感じますが、そこで得た知見（成功も失敗も）は惜しげもなく他自治体に提供する、だからみんなで乗り越えていこうという先進自治体の姿勢は本当に頭が下がる思いです。

そんなこんなで、当初は不安でいっぱいだったセミナーは、私自身たいへん多くの学びと気づきを得て、大満足で帰宅しました。楽しみにしている旅ランも、聖地「皇居」の周りをグルグルできて充実の出張となりました。

ご褒美の皇居ラン。これは間違いなくキラキラです。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。ちゅん氏出張で不在のため連投です。

先日のPDFツール、普段からPDFを多用していそうな一部の職員にテスト配布したところ、次々と改善要望とバグ報告が上がってきました。
ファイルを回転して出力すると意図せず180°回転してしまう、スキャナ取り込みデータの一部が欠ける、追記した文字の配置がプレビューとずれる…などなど。細かい不具合も、現場が「しっかり使ってくれている」証拠だと思えば、むしろありがたい限りです。

そんな不具合も、生成AIにコードを読ませれば今のところ即座に修正案が返ってきます。コードを修正し、再コンパイルして差し替え、また報告を待つ、という高速な開発サイクルが確立しました。この手軽さがあれば、テスト配布の範囲を広げていくのもそれほど苦にはなりません。

今回の「自前アプリの配布」をやってみて、ふと一つの疑問が浮かびました。
「もし、プログラミングに興味がある他の職員にも、このAI開発環境を開放したらどうなるんだろうか？」と。

かつてExcelマクロが全盛だった頃、よく問題視されていたのが「属人化」。作った本人が異動や退職でいなくなると、誰も中身が分からない“謎のプログラム”だけが残り、結局トラブルの元になる。そんなリスクから、マクロを禁止したり、パスワードでロックをかけたりする組織も多かったはずです。

しかし、生成AIがここまで進化し、コードを読み解く力を持った今、その前提は覆るのかもしれません。

「マクロやコードにはパスワードを絶対に設定しない」
「コードは共有サーバーの決まった場所に必ず配置する」
「生成AIにコードの内容を解説させるドキュメントをセットで置く」

こういった最低限のルールで運用を縛ってしまえば、万が一作った本人がいなくなっても、生成AIがコードを読み解き、引き継いでくれる。もしや属人化という言葉が、過去のものになってしまうのではないでしょうか。

もちろん、管理する側のリスクはゼロではありませんが、現場の職員が自分たちの手で業務改善ツールを生み出せる環境は、魅力があります。すでに「自分でも作ってみたい」という職員も出てきています。思い付きで始めたツール作成ですが、これは案外面白いことになるかも。

機能追加でボタンが増えていく

（投稿者：てんちょ）

てんちょです。最近一日の過ぎ去るスピードが速すぎて曜日感覚を失っています。

日々の業務でPDFファイルを使う機会は非常に多いのですが、現場からは「PDFを結合したい」「ページを並べ替えたい」「ちょっと追記したい」といった要望が数多く寄せられます。これまでは、簡単な結合であれば昔からあるフリーソフトを使ってしのいでもらっていました。
ところが最近、そのフリーソフトが起動しなくなるトラブルが出始めました。どうやら動作基盤である「.NET Framework 3.5」の環境エラーが原因のようです。再インストールを試みても状況は改善せず、いよいよ本格的な代替案を考えざるを得なくなりました。
生成AIに相談してみると、いくつかの代替ソフトを提案してくれましたが、ふと「これならいっそ、生成AI使って作っちゃえばいいのでは？」と思い至りました。

まずは手軽に作れる「HTA（HTMLアプリケーション）」で作成可能かAIに聞いてみたところ、ファイルを選択して結合するだけのシンプルなツールがあっさり完成。動くと欲が出るもので、右半分にプレビュー画面を追加し、さらにファイルをドラッグ＆ドロップで追加できるように機能を盛ってみました。しかし、ここでセキュリティソフトが作動。どうもファイルを読み込む挙動が怪しまれたのか、まさかの「マルウェア認定」を受けて動かなくなってしまいました。

HTAでの実装は色々と制限が厳しそうだったため、今度はブラウザ上で動くWebアプリケーションに仕様変更。プレビュー中のページ回転や特定ページの削除機能など、かなり良い感じに仕上がってきました。
ところが、ここで新たな問題が発生します。結合して出力したPDFのファイルサイズが、元の10倍近くまで膨れ上がることが発覚。さらに「簡単に文字を追記できる機能も……」と欲張っていくうちに、HTMLとJavaScriptだけでのPDF操作には限界がある、という結論に達しました。
AIに「別の方法を提案して」と頼んでみたところ、返ってきたのは「Pythonへの移行コード」でした。
「本当にPythonでいいのだろうか」と一瞬頭をよぎりましたが、ここまで来たら突き進むしかありません。

指示されるままに必要なライブラリをインストールし、出力されたコードをコンパイルしてexe化。出来上がったファイルを実行してみると、これまたあっさりと起動してくれました。自分の思い通りにツールが形になっていくのは、やはり楽しいものです。
そこからさらに、ページ番号の追加・削除機能の実装や、リスト上のファイル操作の微調整など、細かいブラッシュアップを重ね、ようやく実務で使えるレベルの「自作PDF編集ツール」ができ上りました。
最初はただの「繋ぎ」のつもりでしたが、ここまでくるとあれこれ機能を追加させて完成させたいですね。

なにより生成AIの進化スピードに驚くばかり。

（投稿者：てんちょ）

ども。
人前で話をする機会が増えている担当ちゅんです。

職場で例年実施している新規採用職員向けの情報セキュリティ研修を行いました。情報セキュリティについて概要をざっくり1時間コース。情報セキュリティという利便性とは真逆のマイナス方向の話題なので、自分が参加する立場だったら眠くなるだろうなと思いつつ、なるべく飽きずに楽しく参加してもらえるよう資料は工夫しているつもり。でも、盛り上がると思って話している「ネタ」には全く喰いついてきてくれず、今年度の新規採用職員の皆さんは手厳しかったです。

そんな研修の中で、冒頭に必ず聞いている質問があります。「あなたはこの絵の中に役場に入る前までは使ったことのなかったものはありませんか？」というもので、固定電話・電卓・郵便ポストの絵を見てもらいます。今年に関しては民間経験のある中途採用者も多かったことから「使ったことあるに決まってるだろ」「当たり前のことを聞くなよ」「スベってるよ」という雰囲気（妄想です）で誰の手もあがらなかったのですが、ここでめげずにあえてもう一問。

「ではFAXはどうですか？」

それに対しては2人の手があがりました。そのうち1人は「職場でもまだ使ったことがない」ということで、仕掛け人のこちら側としてはニヤリとする瞬間でした。
FAXというのは、日常生活の中ではほぼ使わないツールになっているのは間違いありませんが、仕事をしていく上で必要に迫られてやむなく使っているという状況が今ではないでしょうか。誰に話をしても「そろそろFAXはやめた方がいいね」となるものの、「相手がFAXしか使えない」「メールを送受信できる環境がない」などの状況から、やむなく延命されてきたデバイスかなと。

一方で、これまでの経験上、とても驚いたのは「メールよりもFAXの方が高セキュリティだから」という理由で、特に金融機関とのやり取りに重宝されているFAX。高セキュリティって・・・。どうにも腑に落ちないところはあります。
手書きで書いた書類も手軽に送ることができる、相手の電話番号だけで送れる、受信したら勝手にプリントアウトされるなどメリットもあることは十分承知していますが、そろそろ。今回の研修ではそんな学びを得た時間となりました。

「職場に採用されたら謎の機械から勝手に紙が出てきた」の時代が到来しています

（投稿者：ちゅん）