てんちょです。今日から扇風機が稼働し始めました。6月でこの気温…扇風機で耐えられるんでしょうか。
最近、若手職員を中心に「業務効率化に向けた有志勉強会」というものが立ち上がりました。本来であればこちらが主導すべき内容ですが、目の前のタスクに追われて実行する余力がないままかなりの時間が経過しました。そこへある職員から「勉強会をやりたい」という話が！
テーマはWindowsのショートカット活用や生成AIの日常業務への取り入れなど、かなり実践的で面白そうな内容。こういう自発的な動きが出てくるのは、本当にありがたいことです。
そんな勉強会のやり取りの中で、「複合機のスキャンファイルに自動で名前を付けられないか？」という相談が持ち上がりました。
現状、スキャンされたファイルはBox内の各課フォルダに「yyyymmddHHMMss（日付と時間）.pdf」の形式で保存されています。これだと、ファイルを開いて中身を確認するまで何が書かれているか分からず、後からの検索も困難。開いて内容を確認して、ファイル名を変更しファイルを移動させ…確かにこれは改善の余地がありそう。
というわけで「生成AIを使って内容を読み取り、適切なファイル名にリネームできないか？」という実験を始めてみました。
PowerAutomateにBox用のアクションがあったことを思い出し確認してみると、どうやらBoxと連携できる様子。さらに開いてみて驚いたのが、いつの間にかアクションの中に「AI機能」があるじゃないですか。画像やドキュメントからのテキスト認識、プロンプトによる要約や抽出など、使えそうな名前のアクションが並んでいます。
早速、生成AIに設計を相談しながらフローを組みました。
「スキャンテキストを認識」→「プロンプトでファイル名を抽出」→「ファイル作成」という流れですが、やはりプロンプトの読み込ませ方で少し苦労しました。そこはAIにヘルプを出しつつ試行錯誤を繰り返し、「日付_会社名_内容」の形式で自動リネームされる仕組みが完成。テキストファイルを保持していないスキャンデータでもしっかり読み取ってくれました。一目で内容が分かるようになり、テスト展開した現場からも好評です。
★今回のフロー
Boxでファイルが作成されたことを検知
↓
IDによるファイルコンテンツの取得
↓
AI機能で画像やドキュメントのテキストを認識
↓
プロンプトを実行し、必要な情報を抽出
↓
新しいファイル名でBox内に生成し、元ファイルを削除
普段からスキャナを使っていないと気づきにくい「小さな不便」ですが、職員の「こうなったら便利なのに」という何気ない気づきってやっぱり大事ですね。めんどくさい、できるだけ楽をしたい、っていう考えは改善のきっかけとして必要。今回の件は、改めてその良さを実感する教訓になりました。
これ使えば他にも色々できそう。
（投稿者：てんちょ）