ども。
いつの間に仕事をしているのかわからないと言われてしまった担当ちゅんです。

Boxへの移行日がいよいよ近づいてきました。いつもどおり職員の皆さんには「システムが変更になります」とご説明。直接は言われてはいませんが、おそらく「またか・・・」と思っている人もいると思いますし、自分がユーザー側ならきっとそう感じると思います。まして、長年使い慣れた「道具」であるファイルサーバの変更です。強制的に道具の変更を強いられるのはかなりのストレスになるものと思われ、そういう意味でいつも以上に緊張しています。

そんな中。職員から「Excelで作成したデータをBoxに保存しようとするとエラーになる」と問い合わせを受けて痺れました。よりによって、Excelです。取り掛かっていた仕事を全部ほっぽり出して、この対応にあたりました。

最初に、この現象はExcelでのみ起こるのかの検証。WordやPowerPointといった他のアプリではどうか、メモ帳で作成したテキストではどうか、などパターンを変えて検証しました。結果、どうやらExcelでのみ発生する模様。そして、検証時には100%再現できるので、何らかの設定か仕様が原因であることが予想されました。
あれこれ原因を探ってみますが、なかなか原因にたどり着きません。困ったなと思って再度状況を確認しているとき、基本中の基本である「エラーメッセージ」に気になることが書かれているのを発見しました。

「ファイル名とフォルダーのパスに次の文字が含まれていないことを確認します」とのことで、いくつかの文字が示されています。この中に、我々が今回Boxを導入する際に新たにルールとして定めた接頭辞に使っていた記号が含まれていました。
具体的には半角の角括弧がそれなのですが、[共有]や[外部]などの表示に使っていたものが原因で保存時にエラーになっているとわかりました。

原因が分かったのですぐに修正し、Excelの保存はうまくいくようになりました。しかし、裏方としては大変なのはここからです。あらかじめ準備していたフォルダを一から全部リネーム。Windows環境ならばPowerShellなどで一括置き換えが可能なところ、Boxではその方法が分からず全部手作業。しかも、ファイルサーバと同期をとるためのプログラムもフォルダのパスが変わるので再設定・・・。泣きたくなるような作業でしたが、考えようによっては本番稼働後に判明しなくてよかったのだと自分自身に言い聞かせながらの作業となりました。
Windowsは親切機能？により、本来はフォルダ・ファイル名として好ましくない文字も取り扱えるようになっていることが今回のトラブルの一端になっているようです。今後のことも考え、フォルダ名に使う記号はアンダーバーのみとしておこうと思います。

結論「エラーメッセージはきちんと読もう」

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。週末は気温も高くなってだんだん春っぽくなっていくのかと思いきや、今日はまた冬っぽい空気に。早く終わってほしいです。

ついにBoxが動き始めました。”ついに”とはいっても、気が付いた時には構築から移行までちゅん氏が終わらせていたという状況。公用スマホの展開もやりながら並行してファイルサーバをBoxに移行するなんてことをやってしまうので、隣で仕事をしていても「いつやったんですか！？」っていうことが多々ありますが、今回はこれまでで最もよくわからないまま「いつの間にやったのかわからない状態」で運用が始まりました。

先週木曜日夕方に説明会動画を配信。翌日、さっそく動画を確認した職員から問い合わせがありました。説明動画のとおりにいかない、という内容で複数の職員から立て続けに…。確認してみたところ、シングルサインオンがうまく動作していないようでした。シングルサインオンでの認証ということは、IDaaＳのSAML認証だろうということで管理ページを確認してみたところ、BoxのSAML認証が検証中に設定した管理者アカウントのみで、職員のグループが適用されていませんでした。

これで解決かと思いきや、さらに問い合わせが連続で入ります。今度は「確認メールが届かない」という内容。各職員のアカウントは1月初旬に作成しており、その際に確認メールが送信されていました。当時は問い合わせに対し「とりあえず無視しておいてください」と案内していたのですが、どうやら無視してはいけないメールだったようです。開いてみると、すでに有効期限切れ。そこから再送は可能でしたが、問い合わせのあった職員については、こちらでリモート対応しました。

その他、アプリがインストールされていない、運用についての相談、アクセス権について、などなど一日できた問い合わせ件数としては過去最多だったんではないかと思います。それだけファイルサーバが置き換わるというのは職員にとっても重大な出来事ですよね。

想定していない問い合わせが多くて午前中だけでぐったり。

（投稿者：てんちょ）

ども。
水曜日が祝日というのはいいものだなと感じている担当ちゅんです。

オンプレで利用してきたファイルサーバの利用を終了し、クラウドサービスであるBoxに移行するという話題は先日投稿したとおりです。いよいよ運用開始日が近づいてきて、職員向けの説明会の準備をしていました。
ただ、説明会といっても、コロナ禍以降は動画の事前収録・配信によるオンライン開催がすっかり定着。出席者の集約や会場の準備など一切不要で、本当に楽になりました。

説明動画は前半・後半の2部構成で、前半は私がパワポ資料により概要説明。後半は、てんちょが実機を使ってシステム操作している様子をキャプチャしたデモ動画になっています。私のパートでは、なるべく簡潔にわかりやすく、要点をおさえた資料を作る必要があり、数日試行錯誤。ある程度出来上がったところで客観的に見てもらいたくなったので、生成AIに見せてアドバイスをもらうことに。
すると「説明が長いのでここは3行にまとめましょう」「言いたいことが散漫なので冒頭スライドであらかじめ頭出ししましょう」など、痛いところをガンガン突いてきます。

若干凹みながらもアドバイスを参考に資料を修正し、今度は「セカンドオピニオン」で別な生成AIに見てもらいます。すると「強調の赤文字は1スライド2か所まで」「むしろ赤の多用はやめたほうがいい」「文字が多くてわかりづらい」など、さっきとは別な視点でアドバイスがもらえました。ここでふと「もうAIで出力したものを別なAIで添削、それを元のAIに見せて…のループでいいのでは？」と。実際にやってみたら、どんどんそれっぽくなっていき、最後には自分の資料ではない、まるで「他人が作ったもの」が出力され、これでは説明が難しいとなって結局はボツにしました。

私の感覚では、AIはとても有能ですが、最近では恐ろしいのほうが勝っています。ちなみに、完成した資料をAIで要約してみると、私が説明で触れていないにも関わらず「この取り組みはまさに未来への投資」と言ってみたり、ブログにしか書いていないのに「いわば長年継ぎ足しの秘伝のタレ」と言ってみたり、とんでもない性能です。よく、「このままの速度でAIが進化したら、相当数の仕事がなくなる（置き換わる）」などと言われますが、こういう作業ではもうAIよりも優れた結果を出すことが難しくなっている、そんな気がします。

この画像も「それっぽく作ってみて」って依頼したもの。すごすぎです。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。眠いです。水曜日が祝日なのが救い…。

ということでついに選挙が終わりました。期日前投票所の準備、選挙事務説明動画の撮影と編集、移動期日前投票所の対応、当日の報告フォームの準備、さらに土曜日は開票所の準備と速報配信用の環境を準備。配信用の環境はセカンダリモニタもついて快適な環境になっています。開票所の机の準備や集計に使う機器用の電源ドラムの配線などを行いました。

当日は朝6時に集合し開票所へ移動。プリンタのセットアップや報告フォームの確認など、朝のうちに必要な準備を済ませ、1回目の報告待ち。配信は9時・11時・14時・18時・20時（最終）の計5回。この各定時報告をフォームで入力してもらっています。過去のブログを読み返してみるとLINE配信の回数を減らしたりしていたようですが、今回は5回実施。

LINEでの配信は、このフォームで集計しcsvで出力されたデータをExcelに転記、ピボットテーブルで時間毎にまとめて集計したシートをjpegで出力、その画像をLINEで配信という手順で実施しています。前回の選挙から公用スマホの利用ができるようになったので、着信グループも作成しましたが、チャットでのやり取りが多く電話の利用機会も少なかったように感じました。

大きなトラブルもなく無事に開票作業も終わり、開票所の後片付けまで終了したのが午前0時。思っていたよりも早く終わりましたが、疲れ果てて帰宅後はすぐに寝てしまいました。今年度3回目の選挙対応でしたが、やはり18時間は長い…。しかしこれも公務員ならではの経験ということで次回も楽しみにしています。

全国の自治体職員の皆様、今回もお疲れ様でした。

（投稿者：てんちょ）

ども。
2月8日は第51回衆議院議員総選挙が行われます。当日投票に行けない方は期日前投票を忘れずに行いましょう。担当ちゅんです。

そんなわけで、我々は毎回ですが選挙事務の後方支援業務を行っています。前回のブログにて選挙事務従事者向けの説明会動画の収録について話題にしていますし、その前には期日前投票所の設営準備も行っています。選挙事務を取り仕切る選挙管理委員会事務局は選挙期間になると特に多忙となり、少ない人数で夜遅くまで激務が続きます。そのような中で、少しでも業務負担を減らしたい。やはりデジタル技術を活用した業務の効率化＝DXをどこまでやれるか、それが勝負なのだと思っています。

昨日は移動期日前投票所の運営をお手伝い。この取り組みも過去数回に渡って行ってきており、選挙事務に従事する側も投票を行う住民のかたも、すっかり慣れた雰囲気です。選挙システムが動作する環境、具体的には閉域SIMによるネットワーク環境が確立できる場所であれば、どこにでも出張可能です。電源がなくてもPHEVの車両から100Vを出力できるので問題なし。前回の選挙の時にも同じことを発言してますが、こういう取り組みは選挙のみならず、例えば大規模災害で庁舎が使えなくなった際などにも有効な手法。その訓練にもなっていると思います。

さて、この後の我々のミッションとしては、開票所の設営。投票用紙を計数する機械であったり、集計する機械の設置を行いつつ、選挙管理委員会の本部を移すのでその支援にあたります。また、選挙当日には各投票所における投票者数の定時連絡をオンラインフォームで集計したり、速報値をLINEで配信したりと忙しくなります。八雲町は公用スマホを導入済みなので、投票所からの連絡はスムーズだと思います。そういう「日頃の取り組みの成果」についても実感できる選挙事務にしたいです。頑張ります！

看板を雪に突き刺して固定。この季節限定の技です。

（投稿者：ちゅん）