ども。
この夏の一番大きな仕事を終え、ようやく自席に戻った担当ちゅんです。

その大きな仕事をするために先週はずっと札幌。遊びに行くなら楽しい札幌ですが、仕事をするとなると牙をむく札幌。絶対に失敗のできない案件でしたので、事前にしっかりと準備を重ね、気合を入れて臨みました。

一つ目の用務は、北海道電子自治体共同運営協議会（HARP協議会）の企画運営部会。僭越ながら、今年度も部会長の任を与えていただき、道内各地から参集した情報部門の「猛者」たちと半日膝を交えて真剣討論。何度経験しても精神を大きく削られる会議で、「久しぶりに仲間に会える」という喜びよりも「苦しさから逃げたい」の方が勝るのではないかと思えるような場です。そのくらい、筋書き無しのガチンコ勝負なのです。

細かな討論内容はここに書くことができませんが、協議会の設置趣旨でもある「共同運営とは何か」をじっくり議論できたと思っています。今、全国の同業者のみなさんは「これ以上単独での実施は難しいのでは」と感じている部分、あるのではないでしょうか。国も、「複数自治体での共同」を強調した施策展開をされています。
北海道では幸いなことにこの共同化の枠組みはすでに存在しています。今こそ、HARP協議会が存在価値を発揮するときだと個人的には考えていて、今回はそんな方向性で議論ができたと思っています。

もう一つは株式会社HARPの主催によるウェビナーでの講演。どんな内容で講演したのかを本当は書きたいのですが、これまた「大人の事情」により書くことが難しく。強いて言えば「情報セキュリティ関係」の講演でした。
北海道の3セクであるHARP社が単独で開催するウェビナーにも関わらず、道外からの申し込みが多いという異常な事態。ウェビナー主催者画面で参加者を見ていると、九州や沖縄の自治体もちらほらと見えていて、なんだかいつも以上に緊張。
かなり前から資料作成に着手し、じっくり煮詰めた講演だったのですが、本番では余裕がなく、まさかの「いま何分経過したのかわからなくなる」という失態。ですが、終わってみればちょうどいい時間だったという偶然もあり、何とかやり切ることができました。

ウェビナーって、相手の顔が見えない中で、まるで「独り言」をつぶやいているかの如く進行するのがとても難しいです。人によっては「対面じゃない方が緊張しないから楽」ということもあるかもしれませんが、私にとってはやっぱり対面の方がいいなと痛感しました。笑いを取りにいって、本当に笑ってもらえたのか、それともスベってしまったのか・・・。そういった生の反応が得られないのは、なかなか精神的に厳しいものがあります。とはいえ、そんな貴重な経験ができ、ご依頼をいただけたことに心から感謝しています。

そんなこんなで、何とかこの夏の一大ミッションを終えて、無事に帰庁できました。言うまでもなく、基本は自分の職場。ですが、そこで得た知見は広く仲間と共有して一歩前に進む。これが近年の私のポリシーです。難しいことに直面したとき、相談できる誰かがいる安心感。これは何よりも大切な財産だと思っています。

まるでTVのニュース番組のようだと言われてしまった会場の様子

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。今日の八雲は予報で最高気温が32℃と、今年一番の厳しい暑さを記録しています。調べてみると、過去最高気温は去年の7月25日に観測した34.1℃だそうで、これから8月上旬にかけて、車での外勤かサーバ室に逃げ込みたい日々が続きそう。

さて、先日何気なくTeamsの管理メニューを眺めていたときのこと。メニューに表示させることができるアプリ一覧の中に「Box」の文字があるのを見つけました。

「これ、もしかしてTeamsから直接Boxを参照できる…？」

そう思い立ち、試しに連携設定を入れてみることに。設定後、すぐにTeamsの左側メニューにBoxのアイコンが表示されたので早速接続テスト。まあ、せいぜいTeamsの中でBoxのフォルダを開いて、ファイルを閲覧・ダウンロードできるくらいのものだろうと思っていました（正直、それだけでも十分に便利なのですが）。
しかし、セットアップを終えてたまたまCopilot（コパイロット）の画面を開いてみたところ、なんと、エージェントの選択肢の中に、Boxのアイコンが表示されています。

「これは…もしかして、Copilotが直接Boxのファイル群を読みに行けるのでは…？」

画面上には「ドキュメントを検索」、「ミーティングの要点を要約」などの基本的なプロンプトも表示されており、一気に期待が膨らみました

「令和8年度の契約書を探して、一覧で表示して」

画面に「思考中」のインジケーターが回り、数秒後。Copilotは、Box内に保存されている膨大なフォルダから「令和8年度」に関連する契約書ファイルを検索し、契約案件名ごとにきれいに整理されたリストを画面に吐き出してきました。

もはやこれはRAG…？

さすがに、既存の契約書データをベースにして「新しい契約書ファイルを自動で作成してBoxに保存する」といった高度な書き込み操作まではできないようです。しかし、「この契約書の修正すべき箇所をリストアップして」と指示して出力させたり、契約書の内容を全文書き出させたりするテキスト処理は、驚くほど高い精度でサクサクこなしてくれます。
これまでは、「あのファイル、どこに保存したっけ？」となると、Boxの検索窓にキーワードを打ち込んで探していましたが、これからはCopilotに「〜に関するファイルを探して要約して」とチャットで話しかけるだけで完結してしまいます。

動作については検証が必要そうですが、気が付いていなかっただけでものすごく便利なものを寝かせていた可能性が出てきました…。

いつの間にこんな機能が…。

（投稿者：てんちょ）

ども。
北海道に梅雨は無いという説に、強い疑いを持っている担当ちゅんです。

そう思うほど、このところ毎日雨。道外の梅雨はこんな感じだよなと思うような天候が続いています。ジメジメした天気に加え、ものすごい暑さです。これを言うと「北海道なんだから涼しいでしょ」と思われるかもしれませんが、それは確かにそう。基本的には道外の気温とは比較にならないほど涼しいのは間違いないのですが、私が言っている「暑い」は「職場」のことです。

まず、大前提として私たちの執務室にエアコンはありません。そのうえで、扇風機を総動員して風を送る対策を取っています。普通の部屋なら、これだけでもかなり凌ぎやすくなるのですが、我々情報担当者のエリアの室温は、庁舎の中で一番暑いのではないかと思うくらいの異常さです。

原因は間違いなく「機器からの放熱」です。私の目の前には、ノートPC1台と外付けモニタ2台。隣席の「てんちょ」のデスクはさらに酷く、ノートPC1台、モニタ3台、グラボ搭載のデスクトップPCが1台。放熱には関係ないと思いますが、Mac Miniが1台。
さらに今はWebカメラの保守作業中で、カメラとPoEインジェクタ、管理用ノートPCが各1台。そして、常時稼働しているスイッチ類が、1、2、3…と数えていくと、なんと合計8台！これらが、わずか6畳ほどのスペースでひしめき合っています。

すべての機器には「ファン」がついていて、一斉に温風を吐き出しています。極端にいえば「小型のファンヒーターを何台も同時稼働させている」ようなもの。暑くて当たり前です。ここまでくると、人間が先か、機械が先か。どちらが先に「熱暴走」するかの、がけっぷちの勝負です。
・・・とはいえ、8月のお盆を過ぎる頃になると「もう秋だね、朝晩寒いよね」となるのが北海道。正味あと1ヶ月の辛抱、なんとか持ちこたえられるよう頑張ります。

モニタから出てくる熱もばかにならないと思っています

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。自席周辺が昨年よりもPC/モニタとも増えている影響もあり、すでにこの部屋だけ暑い状態です。夏を乗り切れるか心配。

ある日の朝一のこと、とある部署から一本の内線が入りました。「Box内の共有フォルダのデータが、中身ごと丸ごと消えてます」という、一瞬血の気が引くような連絡。

実は、まったく同じトラブルをつい最近も経験したことがありました。原因は「Box Drive」を導入した環境特有の罠ですね。職員としては、共有フォルダ内のデータを自分のパソコンのデスクトップへ「コピー」したつもりだったようです。しかし、マウスでドラッグ＆ドロップをしたことで、システム側にはコピーではなく「移動（＝元の場所からは削除）」と認識されてしまったのです。（そういえば以前のファイルサーバーの環境であれば、コピーになっていたかもしれません）

さらにタチが悪いことに、前回はその移動先の端末からもデータが完全に削除されており、ローカルのゴミ箱を探しても見つからないという絶望的な状況でした。あの時は本当に冷や汗をかきましたが、隣にいたちゅん氏から「Box側の（Webの）ゴミ箱に残ってない？」という神のような助言があり、管理アカウントで確認したところ無事に復元。

そして今回、全く同じことが発生してしまいました。内線を受けてすぐに「あぁまたこれか」と思いつつ、すぐに管理画面を開きBoxのゴミ箱を確認。やはりありました。消えていたフォルダをその場ですべて元の場所に復元し、今回もどうにか事なきを得ました。

Box Driveは、クラウドの容量を気にせずローカルフォルダ感覚でエクスプローラから触れるのが非常に便利なのですが、便利すぎるがゆえに「ただのファイルサーバー」だと思い込んでこうした罠にはまってしまうようです。今回は運よく復元できましたが、このまま放置していればいつか本当に取り返しのつかないデータ消失が起きる可能性があります。

これはもう、本腰を入れて周知しないとまずい…ということで、すぐに全庁向けの注意喚起とコピー方法の文章を作成。Teamsの全体チャネルに投稿しました。
昔からPCの操作をしていると、「ドラッグ＆ドロップ中に意図しない場所にコピーが始まる」などの面倒な経験をしているので、ファイルの移動やコピーは「右クリックでドラッグ＆ドロップする（※ポップアップが出てコピーか移動か選べる）」という操作が自然に身についているのですが、人それぞれ好みの操作方法はありますからね…。ファイルサーバーと同じように操作ができる便利さを優先してBox Driveを導入したことも原因ですが、共有のファイル操作はもう少し慎重にやってほしいものです。

長文で周知したので今後は大丈夫だと信じたいです

（投稿者：てんちょ）

ども。
時間がかかる仕事が多くて、タイムマネジメントに苦戦している担当ちゅんです。

この部門で仕事をしていると、職員向けに「設定手順」を説明する機会が多いです。システムの初期設定、機器の初期設定、アプリの設定変更などなど。ユーザー側で作業が必要な場面がある場合は、その作業マニュアルが必要になります。

いつもなら、実際に画面を操作しながら工程ごとにスクリーンショットを保存し、PowerPointに貼り付けて説明文を加えていきます。工程が5つくらいの作業であればこれが一番早いし分かりやすいのですが、その数が10、20となるとページ数も多くなり、作る方も大変ですがそれを見る職員も大変です。

今回、公用スマホに設定変更が必要となったのですが、やはり工程が多くなりました。最初はいつもどおり作業を進めていましたが、ふと「これって、スマホを操作している画面を動画で撮影すればいいんじゃないか」と思いつきました。普段、Youtubeでよく見かけるあのスタイルです。幸い、町が利用しているiPhoneには標準で「画面収録」の機能が搭載されています。さっそく実行した状態で実機を操作してみると、あっという間にベースとなる動画ができあがりました。

せっかくなのでもう少し手を加えることに。生成AIに「Windows 11で、費用をかけずに動画編集ができるメジャーな方法を教えて」と聞くと「標準搭載されている『Clipchamp（クリップチャンプ）』がおすすめです」と。そういえば、スタートメニューの中に一度も開いたことのないアプリでそんなのがあった気がしますが、実はそれがWindows標準の動画編集ソフトだったのですね。
起動してみると、誰にでも直感的に操作できるような親切なつくり。事前に収録した動画を読み込ませて不要な場面をカットし、手順を補足するテキストを追加して、最後にmp4形式でエクスポート。なんて簡単な時代になったんだ・・・。こうして一つひとつ、仕事の仕方はアップデートしていくのだなと実感した出来事でした。

今まで苦労して何ページもスライドを作っていたのはなんだったんだ・・・

（投稿者：ちゅん）