ども。
10月怒涛の出張ラッシュも、案件はあと1つ。体力が続く限り全力疾走します。担当ちゅんです。

先日、ブログにて「まさかの場所」と書かれていた案件は、なんと沖縄。株式会社シナジー様が開催した公文書管理セミナー（システムユーザー会）に招かれ、パネルディスカッションに登壇しました。私のモットーは「頼まれたら”光栄です”としか言わない」なのですが、さすがに今回ばかりは「いやぁ…」とためらいました。しかし、先方の「ぜひ貴方にお願いしたい」という熱意と、「せっかくだから行ってくればいいっしょ」と職場の理解が得られたこともあり、お引き受けすることになったものです。

自治体における文書管理システムの導入は、まさに旬と言ってもいいのではないでしょうか。コロナ禍以降、紙を用いる業務の非効率さがクローズアップされ、自治体内部でも急速にペーパーレスが進んでいます。その中で、日々の業務で作成される文書をどのように「決裁」し、「保管」するのかが課題となっています。保管だけであればPDFデータに変換してファイルサーバに保存しておけばいいのでは？とも考えますが、最も難しいのは「改ざん」への対策のような気がします。また、保存年限が経過した文書は、ルールに基づき適切に廃棄処分しますが、紙のファイルとは違い電子データなので、どうやって仕分けるのかという話になります。
そこで導入されるのが文書管理システムで、収受から決裁、保管、廃棄までのサイクルを一元管理することが可能となります。

ですが、やはり運用していくにあたっては「これってどう考えればいいの？」という場面にぶつかることもあります。通常、システムを使っていて困ったことがあれば、メーカーさんにどうすればいいかをお聞きして答えをもらうという手順になるのでしょうけど、内容によってはメーカーの立場から「こうすればいいですよ」とは言えないようなものもあります。例えば、文書の内容により「これはシステムで管理していいのか悪いのか」という点については、あくまでその自治体が判断すべきものであり、第三者が「大丈夫ですよ」とは言い難いですよね。そういう意味で、セミナーでユーザーどおしが交流し、情報交換を行う中から答えのようなものが導き出せたら最高なわけで、私としてはそのお手伝いの役割を与えられた、そんなセミナーとなりました。

内容は大変有意義でしたし、大満足。まずもって、最近めっきり寒くなった北海道から、まだ夏を感じられる沖縄に行くというだけでもテンションが上がっている中で、普段はなかなかお話しする機会のない沖縄県の島しょ部の自治体の方と交流ができて、とても特別な体験となりました。北海道と沖縄は2,000km以上も離れているのですが、自治体で働いている職員は同じように悩み、考え、そしてそれを共有できるのです。なんだか不思議ですが、嬉しくもある、そんな貴重な体験ができました。ですが、体力的には限界。次に沖縄に行くときはやはりプライベートでゆっくりと観光したいなと思いました。

気候のせいもあってお酒が「飲まさる」場所だなと思いました

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。スマホ関連の問い合わせも一段落し、今日は少しまったりとしています。

昨日は熊石の電話移行に関連した工事立ち合いへ。今回は事前に予定を確認していたため、正午に役場を出発。前回同様13時半からの予定ですが、少し早めに熊石へ向かい、まずは昼食を済ませました。

13時に現地入りし業者さんを待つ間、公用スマホの設定変更依頼などを片付けていると、予定通り作業開始。今回はONUの設置で、OAフロア下のPF管を通してラックに設置するとのこと。ワイヤーを通す作業を始めましたが、予定の長さでも途中で出てきません。

OAフロア下を確認するとPF管が途中で切られており、ワイヤーが進んでいません。私ならここで諦めますが、プロは違います。通線ワイヤーを両端から使い、切れ目からインドアケーブルを通すという技を見せてもらいました。これは今後どこかの作業で使う機会がありそうです。ほんと作業見学って大事ですね。

数年前までは、自席のPCを持ち込んで問い合わせを処理しながら仕事をすることはまだまだ先の話でした。しかし今では、同じ職場内であればどこでも業務が可能。メール確認も会議参加もスマホで行え、効率は格段に向上しています。ただ、移動中も含め常に仕事に追われている感覚があり、便利さの影に少し疲れも感じます。

最近ここの炒飯にはまってます。今日は大盛。

（投稿者：てんちょ）

てんちょです。今日からちゅん氏が再び出張へ。まさかの場所に行っています。ということで、またしてもソロプレイが始まりました。

本庁舎のスマホ切り替えが完了し、選挙でも活用できたことで気持ち的には一区切りついたような気がしていましたが、実はまだ全体の切り替えは終わっていません。公用スマホの構築業務は続いており、これから落部エリア、熊石エリア、そして消防にも導入を予定しています。すべてが完了すれば、八雲町職員ほぼ全員に公用スマホが行き渡ることになります。

現在、既存の電話設備をひかり電話へ切り替える工事や、キャリアの専用線を引くための作業が順次進行中。今日の午前中は消防本部での工事立ち合いに行ってきました。予定時間通りに業者さんと現場入りし、普段見られない作業を眺めていたその時、聞いたことのない警報音が鳴り響きました。ドクターヘリの要請です。

「ちゅん氏が消防に行くと高確率でドクターヘリが来る」という話を聞いていましたが、私はこれまで一度も遭遇せず。しかし今回ついにその瞬間に立ち会いました。ヘリの到着に夢中になるあまり、業者さんの匠な作業を見逃してしまいましたが、緊迫しつつも冷静に動く消防職員の姿に感動しました。

1分1秒を争う現場で公用スマホがどのように活用されるのか。現場からの内線通話、Teamsによる画像・動画共有など、もしかしたら最もスマホの恩恵を受けるのは消防なのかもしれません。職員だけでなく、町民にもその効果が届くそんな未来を感じた一日でした。

緊迫する場面ですが、こういった場面にスマホが加わるとさらに活用が進みそうです。

（投稿者：てんちょ）

ブログの記事とはそれてしまいますが、ちょっと追加で個人的に書き残し。
先日の町長選挙では現職町長が出馬せず勇退という形で新人2名での選挙となり、本日10月22日で現職の岩村町長が退任となりました。個人としては業務としてはほとんど関わることができませんでしたが、その短期間関わっただけでもこれほど強いリーダーシップをもって町を支えてきた首長は他にいないと感じられる素晴らしい町長だったと思います。そして八雲町のDXをここまで進めることができたのもトップダウンで引っ張ってくれたことも大きかったのだろうと感じました。これからもその流れを止めることなく町のために受け継いでいければと思います。
岩村町長がこれからのんびり過ごす姿はちょっと想像できないので、また違う形で町をバックアップしていってくれるんだと思っています。12年間お疲れ様でした！

ども。
出張と選挙事務で10月が終わってしまいそうな担当ちゅんです。

何度か話題にしてきたとおり、10月から公用スマートフォンの運用を開始していますが、そもそも10月にこだわった理由が、このたびの町長・町議会議員選挙でした。
選挙では、各地域に設けられた投票所に職員が従事者として配置されます。当日はそれぞれの役割に応じて業務にあたりますが、あらかじめ定められた時刻に選挙管理委員会へ投票者数を報告する必要があります。さらに、現場で判断に迷うような事案が発生した場合には、選管への問い合わせが必要となります。

これまで、こうした際には職員個人のスマホや投票所の固定電話を使って対応していましたが、今回からは公用スマホがその役割を担いました。投票者数の報告はすべて専用フォームから行い、選管への連絡は事前に用意した内線グループに発信することで、実施本部に待機している職員のスマホを一斉に呼び出すことができます。それだけではなく、選管から各投票所の職務代理者等への一斉連絡にはTeamsのチャットを活用。個別連絡の手間がなくなり、まさに公用スマホなしでは実現できなかった業務フローが構築できました。

この効果は抜群でした。長年、情報担当者として私は実施本部の担当となっていますが、今回ほど投票所からの電話連絡が少なかった選挙はないのではないかというほど電話が鳴りません。その代わりに、連絡事項はTeamsで活発に行われており、事務が非常にスムーズだったと感じました。
また、実施本部は役場庁舎ではなく「シルバープラザ」という保健センターに設置されます。これまでは役場宛に電話が入り、警備員さんが選管職員へ伝えるというやり取りが発生していましたが、今回は公用スマホを活用した「建物を跨いだ内線転送」が可能に。折り返しの手間がなく、即座に通話できるようになりました。当たり前のことではあるのですが、こうした「今までは出来なかったことがデジタルを活用することで可能となる」という、まさにDXの象徴的な一例だと感じました（そういう意味でも、無理して10月開始にこだわって正解でした）。

公用スマホ導入の効果はまだ始まったばかりですが、導入開始からわずか半月で大きな手ごたえを感じています。思えば、プライベートではスマホがなければ生活が成り立たないほどの必需品になっているのに、職場での活用は長らく遅れていました。日常生活や民間企業で当たり前になっていることは、自分たちの職場でも当たり前にしていかなければならない。こういう、小さな当たり前を積み重ねていくことこそ、DXの第一歩なのだと思います。

実施本部内の我々の席。今回は6:00～23:00までこの席で業務でした。

（投稿者：ちゅん）

てんちょです。もう10月も中旬。スマホの対応に加え、ついに町長・町議会議員選挙も始まりました。今週の日中は通常業務は諦めます。

ということで今年度2回目の選挙業務が開始となりました。いつも通り我々は期日前投票所の設営に始まり、選挙事務説明会の動画作成、移動期日前投票所の対応、選挙当日はLINEでの速報配信を担当しています。これまで経験した衆参議員選挙と異なり、今回の町長町議選は選挙期間も短いため、月曜日に休日出勤で期日前投票所の設営と動画作成の対応を行いました。

午前中は期日前投票所の会場となっている役場庁舎、公民館、そして熊石総合支所へ。まるで予定通りかのように11時15分ごろには3か所の設営が完了。「12時には役場に戻れそうだなぁ」などと考えていた帰り道、ついに2回目の遭遇です。道路脇から黒い何かが顔を出し、左右を確認しながら道路に出てきました…熊です！そのまま道路を横断し藪の中へ消えていきました。（あっという間の出来事で残念ながら同乗していたちゅん氏の写真も間に合わず。）

そして今日は移動期日前投票所の対応。前回の選挙から2か所での開催となっており、午前に上八雲地区、午後は春日地区での開催となっています。いつもより少し早めに出勤し、端末やルーターなどを準備。ちゅん氏は別件で不在だったため初めて単独対応でした。入念に持ち物をチェックしました。電源が確保できるPHEVの車に積み込み現地へ向かいました。やはり町長選ということもあってなのか、ありがたいことにこれまでよりも移動投票所へ来られる方も多かったように思います。

土曜日は開票所の準備、日曜日は選挙当日で早朝から深夜まで本部での広報活動が待っています。今回はスマホ導入後の初選挙ということで、投票状況の報告や個別の連絡もスマホでの対応を実施します。着信グループを作成するなど、活用方法についても考えておかないといけませんね。ある意味、役場職員の醍醐味という選挙対応を楽しみながら、次の休みを心待ちに頑張ります。

毎回ネットワークにつながるかドキドキします。

（投稿者：てんちょ）